Assistant(e) de Direction
SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL- DRC
1 ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Basé (e) à Kinshasa
RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE
Nous sommes Save the Children. Nous travaillons dans plus de 120 pays. Nous sauvons les vies des enfants. Nous luttons pour leurs droits. Nous les aidons à réaliser leur potentiel.
A propos de Save the Children
Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.
Save the Children en RDC
Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Dans le cadre de ses activités en République Démocratique du Congo, Save the Children International, cherche à recruter 1 Assistant (e) de Direction qui sera basé (e) à Kinshasa.
LE POSTE
L'Assistant(e) de Direction devra appuyer le Directeur Pays en développant et assurant une gestion administrative efficace, la gestion des informations et des services de secrétariat. Elle/Il fournira un soutien administratif à l'équipe SMT conformément aux priorités convenues, en lançant et en organisant des réunions externes ou internes, en s'assurant que les documents pertinents sont disponibles pour les réunions, ainsi que le suivi des actions ; aussi recueillir des données, préparer et mettre à jour des archivages électroniques, des dossiers et d'autres documents.
LES PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ
Gestion des communications entrantes et sortantes pour le Directeur et maintien d’un degré élevé de compréhension du travail, de discrétion et des priorités
- Recevoir et examiner toutes les communications entrantes telles que déterminées par le Directeur (à travers des courriels, le téléphone, ou le personnel, etc.). Ces communications sont à gérer directement si possible, les référer à d'autres personnes le cas échéant, préparer et suivre les éléments qui doivent être traités ou vus par le Directeur ;
- Établir et maintenir des relations positives avec les différentes équipes (SMT/ESMT) partenaires et bénéficiaires et les autres membres du personnel ;
- Gérer et organiser l’information, les documents et les dossiers confidentiels liés au travail du CD ;
- Coordonner la préparation des documents pertinents pour les réunions et discussions si nécessaire ;
- Préparer les brouillons de correspondance suivant les instructions du Directeur Pays ou des Directeurs de département ;
- Assurer la liaison avec le Directeur et avec le personnel en charge de l’informatique, afin de permettre au Directeur d'avoir accès aux équipements existants de communication de façon plus appropriée et s’assurer de leur fonctionnement efficace, et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent ;
- Suivre les actions demandées par le Directeur, et les actions demandées par les autres au Directeur, afin de s'assurer qu'elles sont réalisées conformément aux délais fixés ;
- Coordonner la production et la distribution des mises à jour pour les membres du personnel de l’équipe pays (y compris les Directeurs de départements) de la part du Directeur Pays ;
- Planifier et mettre en place des classeurs électroniques et manuels de façon appropriée en partenariat avec le personnel en charge de l’informatique et administration pour que les documents clés soient accessibles en cas de besoin ;
- Responsable de planifier et de soutenir la tenue des réunions et en particulier de l’équipe dirigeante (SMT) ;
- Gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs ;
- Votre rigueur et votre sens de l’organisation ainsi que des bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir
- Appuyer les Directeurs de départements en cas de besoin.
Planification et gestion de l'utilisation efficace de l’emploi du temps du Directeur Pays
- Planifier l'agenda du Directeur Pays conformément aux priorités convenues, initier et organiser les réunions internes et externes, traiter et classer les demandes par ordre de priorité pour l’emploi du temps du Directeur, s’assurer que les documents pertinents sont disponibles, et faire le suivi des actions ;
- Assurer la liaison avec les parties concernées en vue de faciliter les rencontres et permettre la bonne circulation de l’information ;
- Coordonner les déplacements, voyages, réunions et visites de programmes pour le Directeur Pays ;
- S’assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s’assurer que toutes les précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais ;
- Préparer pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche d'informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les présenter de façon appropriée selon les circonstances ;
- Coordonner étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s’assurer que les communications, les décisions et actions conséquentes sont comprises et terminées à temps.
Assurer le classement des dossiers du CD en assurant la confidentialité et avec méthodologie.
Effectuer d’autres tâches qui peuvent être demandées de temps en temps afin d'assurer le bon déroulement des activités et le bon fonctionnement des équipes.
Faire preuve de compréhension et de conformité avec les exigences de Save the Children en matière de sauvegarde de l'enfant, code de conduite et politiques de sureté et de sécurité et autres politiques globales de l’organisation.
Politique de défense d’Enfant (PDE)
- Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales ;
- Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
- Sur Instruction du Directeur-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE ;
- Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction ;
- Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …) de travail respectif ;
- Sur Instruction du Directeur-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de Sauvegarde.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
La fonction d’assistant de direction nécessite une grande polyvalence accompagnée de solide compétence administrative et organisationnelles. Il/ elle doit ainsi avoir :
- Être diplômé (e) d'un Bac + 5 minimum en Gestion/communication d’Entreprise ou en administration dans une université reconnue ;
- Expérience de travail trois à cinq ans en tant qu'assistant(e) de direction ou un poste similaire au sein d’une ONG ou Organisation Internationale ;
- Connaissance approfondie des procédures de bureau moderne ;
- Maîtrise du Pack Office et Expérience dans le classement des dossiers en assurant la confidentialité et avec méthodologie ;
- Être rigoureux et avoir un bon sens de l'organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensable,
- Aptitudes de travail en équipe ; et avec les cadres seniors / membre du senior management team ;
- Sens prouvé de gestion de confidentialité.
- Il /elle doit être bilingue français /Anglais
Comment postuler ?
Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 25 juillet 2024 en cliquant le lien ci-dessous :
Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENTES CANDIDATURES FEMININES.
