Kinshasa

Kheth’impilo RDC

AVIS DE VACANCE DE POSTE N°04/KI/09/2022

Titre du poste : Administrative Assistant
Nombre de personne : 1 Lieu : Kinshasa
Département : Finance & Administration
Superviseur Hiérarchique : Human Ressources Manager
Nature de Contrat de Travail : Temporaire (1 mois)

Aperçu

Kheth’impilo RDC, est une Organisation Non Gouvernementale de droit Congolais financée par l’USAID. Elle exerce ses activités dans le Lualaba en République Démocratique du Congo. Elle a comme objectifs, de soutenir le Gouvernement de la République Démocratique du Congo dans la réalisation des objectifs de l’élargissement des services de qualité pour la prévention, mieux l’éradication du VIH/SIDA, tel que repris dans le plan stratégique National. Également, elle appui le plan stratégique National du VIH/SIDA de la RDC dans sa quête pour une génération sans SIDA dans notre ère et ce, à travers la dotation des services complets de prévention, traitement, soins et support axés sur la famille et ce, via les programmes sanitaires définis dans les centres de santé Gouvernementaux

Résumé exécutif

Travaillant en étroite collaboration avec tous les autres membres de l’équipe de Kheth’impilo RDC, vous êtes responsable de l’organisation du secrétariat du bureau à Kinshasa. Premier contact de nos visiteurs, votre professionnalisme, votre rigueur et votre enthousiasme vous permettent de gérer les demandes internes et externes du Bureau afin de les dispatcher aux membres d’équipe chargés de donner suite. Vous êtes le lien entre la direction et les équipes sur le terrain et vous assurez que leurs besoins sont dans le circuit de traitement. Vous les tenez informés de l’état d’avancement. Vous appuyez également le service administratif et financier dans la saisie de certains documents. L’assistant (e) administratif.ve est chargé (e) d’appuyer le bureau dans les activités de secrétariat, de gestion et de l’administration. Il/elle assure également l’accueil et de l’orientation des visiteurs et les activités de liaison avec les partenaires extérieures.

Présentation du rôle et responsabilités principales

1) Activités de secrétariat

• Réceptionner, enregistrer, ventiler et classer le courrier
• Procéder à la saisie et à la reprographie de documents
• Veiller à un accueil de qualité des visiteurs à leur orientation vers les différents services de KI- RDC ;
• Gérer les communications téléphoniques, rendez-vous et audiences ;
• Répondre aux appels téléphoniques et fournir les informations aux interlocuteurs
• Appuyer dans la rédaction des courriers ;
• Assurer la gestion des communications entrant et sortant de KI-RDC ;

2) Activités de gestion

• Gérer les fournitures de bureau de la direction de KI-RDC y compris celles de la cafétéria (contrôle d’usage, demande de stock etc.) ;
• Organiser les rencontres et les formations : disponibilité des équipements et des fournitures, réservation des salles de réunions et de travaux, restauration ;
• Assurer l'accomplissement des formalités d'accueil des visiteurs de KI-RDC et des formalités de voyage des personnels de KI-RDC ;
• Gérer le stock de fournitures de bureau et des consommables ;

3) Autres

• Promouvoir les services de KI-RDC auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général ;
• Exécuter d'autres activités relatives à la demande de la hiérarchie.

4) Qualifications requises

a. Education/Qualification

• Etre titulaire au minimum du Diplôme d’état + 3 ans d’études supérieures, option secrétariat ou tout autre diplôme reconnu équivalent, sciences de communication, sciences sociales, technologie d’information et de communication ;
• Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Bonne maîtrise des logiciels informatiques (Word, Excel) et l’internet ;
• Fortes capacités de discernement et de respect de la confidentialité ;
• Fortes relations inter personnelles ;
• Bonnes capacités orales et écrites de communication en Français et en Anglais ;
• Dynamisme, flexibilité et polyvalence, capacité à travailler sous stress ;
• Démonstration d’attention consistante aux détails
• Capacités linguistiques : Français (ESSENTIEL) et Anglais (SERIEUX ATOUT)

b. Qualité personnelle

• Motivation pour suivre la Vision - les Directives KI-RDC
• Respect des valeurs de KI-RDC
• Comportement professionnel
• Recherche de l’excellence
• Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive,
• Autonome et capable de travailler avec des supervisions limitées,

Comment postuler

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur Un CV à jour avec au moins trois personnes de référence et une lettre de motivation détaillée à Reception.RDC@khethimpilo.org, avec pour objet « Assistant administratif », au plus tard 21/092022.

Toutes les demandes présentées sans les documents suivants ne seront pas prises en considération.

Administration KETH’IMPILO

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KHETH’IMPILO-RDC : 15-17, AVENUE COLONEL EBEYA, GOMBE, KINSHASA,
400, MAMAN YEMO, INDUSTRIEL, MANIKA. KOLWEZI. LUALABA
RDC www.khethimpilo.org