I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif visant à améliorer de façon durable la vie des populations qu’elle dessert en proposant des solutions intégrées, axées sur les besoins locaux et pilotées localement.
Etant une entité à but non lucratif, elle est assujettie aux dispositions de l’acte uniforme relatif au droit comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL) de l’organisation pour l’Harmonisation en Afrique du droit des Affaires (OHADA) applicable depuis le 01 janvier 2024.

A la faveur de la loi des finances 2024, il est désormais fait obligation aux Entités à But Non Lucratif de souscrire au plus tard le 30 avril 2025 une déclaration de leur résultat et déposer les états financiers, conformes aux référentiels applicables à leur secteur d’activité (article 50 CGI). C’est dans ce cadre que les présents Tdrs sont rédigés pour définir les attentes, les résultats attendus ainsi que les délais associés à la mission d’accompagnement de la maitrise et mise au jour des processus organisationnels permettant la présentation des états financiers 2024 conformes au SYCEBNL.

II. OBJECTIFS DE LA MISSION

La présente mission a pour objectif l’accompagnement de maitrise et mise au jour des processus avec l’équipe pays FHI360 en assurant l’élaboration des états financiers 2024 conformément au SYCEBNL. La mission couvrira les programmes mises en œuvre et les transactions effectués en RD CONGO par FHI360.

III. CONSISTANCE DE LA MISSION

La mission consistera notamment à accompagner l’équipe Finance FHI360 du pays à :

• Évaluer les principes comptables appliqués à l’entité,
• Analyser et imputer les pièces comptables ;
• Faire un traitement de la balance et du grand livre de FHI 360 conformément au format de présentation des états financiers recommandé par SYCEBNL
• Éditer les fiches d’imputations et leur annexé les pièces comptables y afférentes ;
• Exploiter les états de rapprochements de tous les comptes de dépôts ;
• Analyser les comptes de bilan et les justifier ;
• Exploiter les travaux d’inventaires ;
• Mettre en œuvre toutes les diligences nécessaires à la présentation des comptes annuels ;
• Faciliter le renseignement du registre donateurs et orienter le personnel finance sur son remplissage correct
• Assurer les vérifications et corrections nécessaire en associant l’équipe finance de FHI 360 sur la comptabilisation des subventions et la mise à jour des comptes de notre comptabilité
• Soumettre les états financiers avec toutes les composantes y afférentes suivant le SYCEBNL au commissaire aux comptes sous contrat avec FHI 360
• Établir une communication et interaction fluide et documentée avec commissaire aux comptes sur les normes/standards/ risques
• Former l’équipe finance a l’édition des états financier forma SYCEBNL
• Autres ?

IV. LIVRABLES ATTENDUS DE LA MISSION

La présente mission doit aboutir à la production de documents suivants :

• Les états financiers 2024 conformément au SYCEBNL validé par le commissaire aux comptes ;
• La justification des comptes du bilan ;
• Et à la production du rapport de mission, intégrant les recommandations nécessaires résultant de l’évaluation et du traitement des pièces comptables, au regard des dispositions de l’acte uniforme relatif au droit comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL).
•  Bonne maitrise de l’équipe Finance FHI au rapportage financier SYCEBNL

V. DOCUMENTS A FOURNIR

FHI 360 mettra à la disposition du cabinet qui sera retenu toutes les informations nécessaires à la réalisation de sa mission notamment :

• Les originaux des pièces comptables qui ne doivent pas quitter l’ONG ;
• Les brouillards de caisse et de banque ;
• Les relevés bancaires de la période de référence ;
• Le registre des immobilisations fixes ;
• Les livres comptables côtés et paraphés ;
• Le PV d’inventaire de stock et des immobilisations au 31/12/2024 ;
• Les états de rapprochement effectués.

VI. QUALIFICATION ET PROFIL DU CONSULTANT

Le consultant doit être un cabinet d’expertise comptable :

• régulièrement installé en RD CONGO ;
• agréé au niveau de l’Ordre des Experts Comptables et Comptables agréés du Bénin ;
• ayant une expérience avérée dans le domaine.

VII. DUREE DES TRAVAUX

Les travaux dureront un mois au maximum repartis (jusqu’au 7 mars 2025). Le consultant devra proposer un planning ambitieux et collaboratif

• Planning (par semaine) des contrôles à effectuer avec l’équipe FHI360
• Planning (par semaine) des actions/exercices à faire/mener dans l’élaboration des rapports financiers et états financiers en ligne avec SYCENBL
• Assurer un respect de délai de soumission des états financiers
• Appui sur les retours du contrôle des états financiers par le commissaire aux comptes (y compris orientation, collaboration avec l’équipe et mise au jour des processus)
•  Appui sur les retours du contrôle des états financiers par les autorités du pays- (y compris orientation, collaboration avec l’équipe et mise au jour des processus)

VIII. GRILLE D’ANNOTATION

L’évaluation des propositions se déroulera en trois temps ; une évaluation de conformité et de recevabilité, une évaluation technique et une évaluation financière.

Evaluation administrative :

• Attestation fiscale valide - compte bancaire au nom de l’entreprise – avoir un RCCM - avoir un numéro d’impôt – avoir une existence de 5 ans dans le domaine

Evaluation Technique :

La proposition technique sera évaluée sur son degré de réponse par rapport aux termes de référence et sur la base des critères suivants :

Evaluation financière

L’offre financière comprendra tous les couts liés à l’exécution de cette mission. Le commanditaire pourra faire l’option de prendre en charge directement certains couts autre que ceux liés aux honoraires. Chaque offre financière recevra une note sur 30.

À l’offre du moins-disant, sera attribuée la note de 30 points. Les notes respectives des autres soumissionnaires seront calculées de la façon   suivante : (30 * Montant de l’offre du moins disant) /Montant de l’offre du soumissionnaire évalué.

Le résultat constituera la note d’évaluation financière à attribuer aux soumissionnaires respectifs ayant franchi l’évaluation technique.

Evaluation finale :

La note de l’évaluation finale sera la somme des points pondérés des évaluations technique et financière. L’offre financière sera analysée et éventuellement négociée dans les limites budgétaires disponibles avec le cabinet retenu pour la consultation. 

IX. SOUMISSION DES DOSSIERS

Les propositions en réponse au présent appel d’offres doivent être adressées par courriel à Drcprocurement@fhi360.org , au plus tard le 28 janvier 2024 à 12 heures précises, heure locale. Les offres reçues après cette date et heure ne seront pas acceptées.

Les offres doivent être soumises par voie électronique à : Drcprocurement@fhi360.orgavec en l’objet, la mention : RFQ-FHI360-01-CEC-2025 » plus le nom du soumissionnaire.

N.B : Le courriel de transmission de la soumission pour être considéré, doit comporter trois pièces jointes intitulées respectivement : Dossier administratif - Dossier technique- Dossier financier (tous en format pdf).