Kananga (Kasaï-Central)

PURUK

RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTÈRE DE L’URBANISME ET DE L’HABITAT
SÉCRETARIAT GENERAL A L’URBANISME ET HABITAT

PROJET D’URGENCE ET DE RESILIENCE URBAINE DE KANANGA
(PURUK)

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TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN(E) ASSISTANT(E) DU COORDONNATEUR DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET D’URGENCE ET DE RESILIENCE URBAINE DE KANANGA

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1. INTRODUCTION

1.1. Contexte général du projet

Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo a sollicité et obtenu de la Banque mondiale un appui de 100 millions de dollars américains pour financer les travaux d’urgence contre les érosions à Kananga, à travers un nouveau projet, dénommé « Projet d’Urgence et de la Résilience Urbaine de Kananga », en sigle PURUK. Le Projet d’Urgence et de Résilience Urbaine de Kananga a pour objectif de protéger les habitations et les infrastructures essentielles affectées par les érosions à Kananga et de renforcer la capacité du Gouvernement et des organisations locales en matière de gestion des érosions et de planification urbaine résiliente au changement climatique.

Le projet est ancré au Ministère de l’Urbanisme et Habitat et logé à la Direction de l’Urbanisme du Secrétariat Général à l’Urbanisme et Habitat.

La responsabilité globale de la mise en oeuvre du projet est confiée à une Unité de Gestion de Projet (UGP) sous la tutelle du Ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat (MUH). L’UGP est la seule et l’unique unité d’exécution du PURUK. Elle désire, sur les fonds du Projet, recruter un(e) Assistant(e) du Coordonnateur, qui sera basée en permanence à Kananga afin d’assurer un suivi de proximité du Projet.

2. Attributions

Sous l’autorité du Coordonnateur de l’UGP l’Assistant(e) sera engagé(e) en qualité d’appui administratif à la fois au Coordonnateur et aux autres membres de l’équipe de gestion du Projet.

3. Lieu d’Affectation

Le poste est basé à Kananga (Kasaï Central)

4. Qualifications

• Avoir au moins un diplôme de licence en administration, gestion administrative ou équivalent.
• Avoir au moins 5 ans d’expérience générale en secrétariat de direction.
• L’expérience dans un projet financé par un bailleur ou un projet de grande envergure (20 millions de dollars minimum) serait un atout.(1)
• Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet).
• Avoir une connaissance de la gestion administrative serait un atout.(2)
• Etre méthodique, accueillante et ordonnée.
• Capacité de travailler en équipe.
• Avoir une Excellente capacité rédactionnelle en français (très bien).
• Etre immédiatement disponible.
• Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation, des relations.
• Etre motivé(e) pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités.
• Etre capable de travailler sous pression.
• Faire preuve d’une grande discrétion.

5. Principales Responsabilités

L’Assistante du Coordonnateur aura les principales responsabilités suivantes :

• Recevoir et trier le courrier ordinaire transmis par la réception de l’UGP
• Enregistrer le courrier ordinaire (arrivé et départ)
• Recevoir et trier le courrier électronique (E-mail)
• Gestion du mail officiel de l’UGP (Réceptionner et envoyer les courriels)
• Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées
• Superviser les réceptionnistes et les autres assistantes dans l’archivage physique et numérique des dossiers de la gestion administrative, financière et de passation des marchés
• Tenir à jour les registres pour le suivi du courrier « départ » et « arrivée »
• Initier ou corriger les documents susvisés et les introduire pour signature auprès du responsable
• Assurer et contrôler la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives ou autres documents
• Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant, transmettre les propositions de réponse
• Rédiger les correspondances de la Coordination et en assurer le suivi
• Veiller à l’actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique et postale, téléphone)
• Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise en forme)
• Assister le Coordonnateur dans la gestion journalière des activités administratives
• Apporter l’appui administratif à l’organisation des formations, ateliers et séminaires
• Gérer quotidiennement l’agenda du Coordonnateur
• Prendre les RDV pour des personnes internes et externes
• Mettre les informations à la disposition du Coordonnateur
• Assurer le standard (Effectuer et recevoir les appels téléphoniques)
• Superviser la production et la multiplication de documents de travail
• Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions etc.)
• Participer aux réunions de la Coordination
• Assurer la prise de notes lors des différentes réunions de l’UGP et rédiger les comptes-rendus
• Diffuser les comptes-rendus de réunion (intranet)
• Assister le Coordonnateur dans la répartition de la charge de travail aux consultants de l’UGP
• Procéder avec l’archiviste à la classification et à l’archivage des documents et dossiers de l’UGP
• Traduire les documents administratifs
• Procéder au classement des documents de la section selon le mode approprié afin de permettre un accès aisé et une recherche rapide de l’information
• Exécuter au besoin d’autres tâches relevant de sa compétence et sollicité par le Coordonnateur.

6. Durée de la mission

L’Assistant(e) du Coordonnateur sera recrutée pour une période d’une année renouvelable si les performances sont jugées satisfaisantes par le Coordonnateur.

7. Procédure de recrutement

Le recrutement se fera par comparaison de CV. Les candidats présélectionnés sur la base de leur dossier seront convoqués en entrevue.

A l’issue de l’entrevue, les candidats subiront une épreuve informatique (Word et Excel) et un test de rédaction de correspondance.

NB : Seuls les candidats ou candidates présélectionnés sur dossiers seront contactés pour subir l’épreuve d’entretien et les tests. Pour être qualifié à passer l'entrevue et à subir les tests, un candidat doit obtenir au moins 70 points sur 100.

8. COMPOSITION DU DOSSIER

• Une copie de Diplôme
• Un Curriculum Vitae
• Une lettre de motivation
• 2 références

9. CRITERES DE PERFORMANCE

Les critères de performance seront précisés dans le cadre du contrat et complétés par des critères de performance annuelle selon les procédures incluses dans le Manuel d’ Exécution du Projet, et ensuite ajustés au besoin en cas de renouvellement de contrat par avenant.

10. PROCEDURE DE SOUMISSION ET DATE DE CLOTURE DES CANDIDATURES

L’UGP invite à présent les personnes intéressées à envoyer leurs dossiers à l’adresse suivante : recrutement@puruk.org
Ou par dépôt physique au ministère de l’Urbanisme et Habitat, sis au 2ème niveau, Immeuble Paul Panda, sur Boulevard Triomphal, Kinshasa/Lingwala Ou au 14, avenue du 20 mai, commune de Kananga/Kasai Central

La date de clôture des candidatures est le 21 juillet 2023 à̀ 00h00

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(1) Et (2) : A compétence égale, des candidats seront départagés sur cette base.