Kinshasa

MSI RDCongo

TDR –Senior Finances Manager

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Senior Finances Manager

Sous la responsabilité de : Directeur Administratif et Financier

Années d’expérience requises : Au moins 7 années d’expérience dans la gestion financière des ONGs, ou d’une entreprise commerciale avec au moins 3 ans dans un poste de Manager ou équivalent.

Lieu : Kinshasa

Responsabilité budgétaire ? Non

Des rapports directs ? Oui

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 5,6 millions d'avortements dangereux évités ;
• 35 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d'assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.

MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu. MSI dispose d’un bureau provincial dans chacune de ces trois provinces.

La Fonction

Le Manager des Finances Senior est un membre clé de l’équipe finance/administration de MS RDC. Faisant ses rapports au Directeur Administratif et Financier, le Manager des Finances Senior assure un rôle clé dans la gestion financière de MSI RDC en conformité avec les normes financières globales de l’organisation et de la RDC. Il est chargé du bon fonctionnement du service et soutient le personnel des opérations et les autres membres de l’équipe, et en particulier le Manager de Grant et les Budget Holder dans tous les éléments de gestion financière.

La personne à ce poste fournira la direction dans la gestion financière de projets financés par les bailleurs, et travaillera avec les autres membres du département pour assurer que les traitements et suivis de toutes les écritures de la comptabilité générale, la tenue de la situation clients/fournisseurs/trésorerie de MSI RDC sont faites selon les normes de MSI RDC. Il/Elle appuiera le Directeur Administratif et Financier dans le respect du bon fonctionnement de la fonction financière et comptable et de la qualité de l’information financière, Il / Elle se focalisera sur le contrôle de gestion et l’analyse financière et assurera le respect strict des mesures de contrôle interne mis en place.  En travaillant étroitement avec tous les membres des autres départements, il/elle assurera que toutes les normes et procédures de MSI en matière de gestion financière sont respectées.

Basé à Kinshasa, le Manager des Finances Senior supervisera directement le travail du Manager Financier et l’Assistant Financier. Il travaillera en étroite collaboration avec le personnel financier basé en province. Des déplacements fréquents partout en RDC sont à prévoir.

Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Il apporte des approches innovantes pour contribuer à l’évolution de l’organisation vers la durabilité financière, une productivité élevée et la croissance.

Présentation du rôle et responsabilités principales

* Gestion financière et comptable

Sous le leadership du Directeur Administratif et Financier, le Manager Financier Senior coordonnera, suivra et contrôlera le travail des Manager des Finances et Assistant Financier dans tous les aspects relatifs à la comptabilité et finance au sein de MSI RDC, en conformité avec les normes comptables généralement admises et les procédures comptables de MSI.

• Contribuer à l’élaboration du planning annuel, les stratégies, les budgets et les projets afin d’atteindre les objectifs de l’organisation
• Contribuer à l’évaluation et à l’amélioration générale des systèmes et processus de l’environnement financier du Bureau MSI RDC, notamment au suivi de l’implémentation d’un logiciel de gestion de stock, pour améliorer la performance financière de MSI RDC.
• Participer aux évaluations des performances financières et programmatiques mensuelles, trimestrielles et annuelles en vue de permettre une meilleure prise de décision par la direction
• Renforcer la gestion financière des bureaux de Kinshasa et des bureaux régionaux en vue d’accroître la redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité de rapportage de MSI RDC.
• Superviser toutes les activités de clôture mensuelle de la comptabilité, effectuer la revue de tous les journaux de clôture avant leur postage dans SUN System, préparer le rapport d’information de gestion (management reporting pack) et le soumettre à l’approbation du SMT le 06e jour ouvrable du mois suivant et le transmettre au siège à Londres le 07e jour suivant du mois au plus tard
• Élaborer et transmettre mensuellement les analyses des performances financières et des statistiques à tous les directeurs, en mettant l’accent sur les points critiques et qui nécessitent un suivi particulier
• Présenter et discuter trimestriellement les rapports du bilan de MSI RDC avec le Directeur Administratif et Financier et la Représentante Résidente
• Préparer les comptes annuels et les états financiers annuels, en conformité avec les réglementations nationales en vigueur et assurer les relations avec les auditeurs.
• Superviser le reportage aux bailleurs en assurant la conformité des transactions financières avec les règlements du bailleur, de MSI et de la RDC et les obligations statutaires et valider l’imputation analytique des opérations comptables.
• Assurer la conformité des procédures de comptabilité avec les procédures définies par MSI RDC et le manuel de procédure.
• S’assurer que les réconciliations mensuelles des bilans sont faites ; et les examiner mensuellement. Les éléments qui exigent une attention particulière sont présentés à la direction pour action 
• En coordination avec les responsables des autres départements, s'assurer que les rapports financiers mensuels et les demandes mensuelles de fonds sont correctement préparés et soumis en temps opportun, s'assurer que le minimum de fonds requis pour réaliser les projets est disponible dans le pays en temps opportun
• Coordonner les travaux d’audits financiers et assurer que toutes les recommandations d'audit externes et internes sont mises en application dans les délais
• Effectuer des vérifications inopinées des fiches d’inventaire de stocks et immobilisations et assurer une bonne comptabilisation du stock ainsi que la petite caisse au siège, dans les provinces et la clinique de MSI.
• Veiller au respect des procédures comptables et financières lors les achats et paiements
• Veiller à l’enregistrement exact et la codification de toutes les opérations comptables dans SUN System 
• Vérifier la réconciliation du registre de paie avec le livre journal général avant son enregistrement dans le logiciel comptable
• Assurer que le reversement des cotisations sociales et des retenues de MSI RDC auprès des institutions concernées se fasse dans le délai imparti 
• En collaboration avec le Manager Logistique, assurer que le journal de consommation de stock est correct. Mettre en place un système de vérification hebdomadaire des sorties de stock
• Assurer que la triangulation (comparaison) des données de prestation et la consommation de stock est faite régulièrement

* Développement et Gestion des budgets de MSI RDC

• Coordonner la préparation du Business Plan de MSI RDC (Budget Annuel) et procéder à la consolidation des informations.
• Accompagner les chefs des départements et les autres personnels de programme sur les approches appropriées sur la gestion financières des budgets des subventions, y compris la flexibilité budgétaire et la permissivité des couts.
• Élaborer les budgets des nouveaux projets en collaboration avec les membres des autres départements et les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue ; assurer la conformité de la gestion des fonds aux règles de MS RDC et des bailleurs tout au long du projet ; proposer les réaffections éventuelles sur base des analyses mensuelles et trimestrielles.
• Maintenir les Allocations des Coûts Partagés pour assurer l’équité dans la distribution des couts sur les projets 
• Assurer le développement et la mise en œuvre de contrôles internes en mettant l'accent sur les exigences imposées par les règles et règlements du Bailleurs
• Soumettre mensuellement à la direction une analyse sur le rapport des dépenses en vue d’identifier les problèmes et des erreurs de sur/sous dépenses et de codification potentielles.
• Soumettre chaque mois à la direction une analyse sur les données statistiques afin de permettre une meilleure prise de décision en vue de l’amélioration la productivité sur terrain. 
• Assurer le plein respect des procédures internes et veiller à ce que les ressources soient proprement budgétisées, analysées, décaissées, suivies et rapportées.

* Rapportage Financier des projets 

• Veiller au respect des délais et des exigences de rapports financiers fixés par MSI et les bailleurs, les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue.
• Préparer des rapports analytiques mensuels, trimestriels et ad hoc pour les membres de la direction afin qu’ils aient connaissance des dépenses des différents projets en cours.
• Vérifier et analyser toutes les transactions comptables et financières et assurer l’exactitude des imputations conformément aux budgets et aux règles d’éligibilité
• Suivre et respecter les différentes instructions financières définies par MSI Londres, les bailleurs et les autorités locales, et les intégrer dans les traitements comptables

* Support Technique et gestion d’équipe

• Prendre les initiatives dans le renforcement des fonctions de gestion financière des bureaux régionaux afin d’augmenter la redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité des rapports.
• Contribuer à l’établissement des critères clé de performance du personnel financier et participer aux processus d’évaluation des staffs en province. 
• Effectuer les visites périodiques de contrôle dans les bureaux régionaux et au sein des centres de prestation de services et s’assurer que tous les staffs de MSI RDC comprennent les politiques financières, les procédures et les systèmes financiers de l'organisation.
• Superviser le personnel sous responsabilité, lui apporter l’encadrement technique nécessaire, établir les priorités, suivre la performance, réaliser le coaching, assurer la motivation et assurer le renforcement des compétences sur les procédures et règlements financiers de MSI RDC
• Appuyer les collaborateurs de MSI à bien comprendre et interpréter les indicateurs et les rapports financiers qui leur sont destinés ou auxquels ils contribuent 
• Procéder à la vérification adéquate des transactions financières des bureaux régionaux et alerter la direction de toute activité en conflit avec les règles en vigueur.
• Procéder aux inductions de nouveaux staff MSI sur les aspects de politiques financières et autres processus mis en place.

Qualifications requises

Education/Qualification

• Diplôme de licence en Comptabilité, Commerce, Economie ou Etudes des Affaires.
• Au moins 7 années d’expérience dans la gestion financière des ONGs, ou d’une entreprise commerciale avec au moins 3 ans dans un poste de Manager ou équivalent.
• Expérience confirmée en matière d’application des systèmes de contrôle et gestion de coût, et de développement de projets.
• Excellente maitrise des principes comptables, comptes de résultats et bilan.
• Connaissance du logiciel comptable, de préférence le système Sun System ; capacité à pouvoir assurer le suivi de mise en œuvre de logiciel de stock ou de gestion RH (identification des besoins, analyse de solution et suivi de l’implémentation)
• Maitrise de MS Office (Word, Power Point, Outlook) et particulièrement d’Excel avancé, niveau tableau croisé dynamique et autres fonctions Excel (ESSENTIEL).
• Expérience de travail antérieur avec les organisations internationales financées par des bailleurs (tel que FCDO, UN, institutions publiques ou autres donateurs prives). 
• Bon communicateur ayant de fortes compétences organisationnelles, en gestion de temps et en analyse.
• Fortes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.
• Forte capacité de mentor et de renforcement de capacité du personnel.
• Capacité à équilibrer des priorités parfois conflictuelles, tenir les délais et travailler sous pression.
• Connaissance du français (ESSENTIEL) - Anglais (ATOUT MAJEUR).
• Capable de travailler avec une supervision limitée, être flexible et confortable avec un personnel multiculturel et travailler dans des conditions de défi.
• Disponibilité à visiter les bureaux de terrain et à voyager à l’intérieur du pays
• Excellentes capacités à rédiger des rapports

Qualités personnelles

• Être Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive
• Souhaite renforcer et développer ses capacités personnelles
• Avoir un sens d’intégrité et d’honnêteté
• Avoir un Bon sens d’organisation du travail
• Avoir un Sens de la rigueur et un souci du détail
• Savoir respecter le choix du client – PRO-CHOIX
• Intègre et proactive
• Croyance dans le rôle du secteur privé pour livrer des résultats

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l'unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l'expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l'excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d'un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d'équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l'avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.

Postuler

Date de clôture : (31 mars 2023).

Poste basé à Kinshasa

Durée du contrat : 01 an avec possibilité de renouvellement si résultats satisfaisants

Salaire : compétitif (contrat de droit congolais)

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV pertinent (maximum 2 pages, mettre les détails nécessaires éventuels en annexe) 
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones.
• Une attestation de bonne vie et mœurs.

Comment postuler ?

Deux étapes sont indispensables :

Etape 1 : Remplissez ce formulaire : https://forms.office.com/e/kxmRQBGFSz

Etape 2 : Envoyez votre dossier à l’adresse e-mail suivante : « drcrecruitment@mariestopes.org » avec mention en objet : « Senior Finances Manager ».

Les candidatures n’ayant pas suivi les deux étapes ne seront pas considérées.

MSI RDC garantit l'égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n'acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le +243810707772 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail: speakingup@safecall.co.uk      

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l'emploi, qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter à, références d'emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant).