Kinshasa

Chemonics / GHSC-TA

Poste : Directeur des opérations et des finances

Lieu : Kinshasa, République démocratique du Congo, 2023

Chemonics International cherche un Directeur des opérations et finances pour le programme Global Health Supply Chain-Technical Assistance (GHSC-TA) Indefinite Delivery/Indefinite Quantity (IDIQ) Francophone Task Order (TO). L'ordre de mission francophone dans le cadre du GHSC-TA IDIQ fournit une assistance technique pour renforcer les systèmes d'approvisionnement en santé régionaux, nationaux et infranationaux par le biais de son portefeuille de projets en Afrique francophone, notamment au Bénin, en République démocratique du Congo (RDC), au Niger, au Togo, au Burkina Faso, en Mauritanie et en Côte d'Ivoire.

Le projet répond aux besoins d'assistance technique en matière de produits de santé de l'USAID, d'autres agences du gouvernement américain, de gouvernements de pays partenaires, d'organisations non gouvernementales (ONG) et d'autres entités dans tous les domaines de la santé (par exemple, le paludisme, le planning familial, le VIH/SIDA, la tuberculose, la santé de la mère et de l'enfant, etc.) et représente un mécanisme par lequel l'USAID offre une assistance technique liée aux produits de santé mondiaux dans les domaines suivants :

• Renforcement des systèmes d'approvisionnement des pays, et
• Collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

Le Directeur des opérations et des finances rend compte directement au Directeur Pays (CD) en RDC et travaille en étroite collaboration avec la direction du projet et le PMU pour diriger la gestion opérationnelle et financière du programme national de la RDC. Le directeur des opérations et des finances supervise également directement le personnel professionnel et de soutien local à long terme, y compris le chef de bureau, le responsable des ressources humaines, les comptables, les assistants administratifs, le personnel informatique, le personnel chargé des achats et les chauffeurs. En outre, il/elle sera chargé(e) d'assister le Directeur Pays dans le développement et la mise en œuvre des systèmes de gestion et la supervision des opérations et du personnel du projet.

Les responsabilités comprennent :

• Contribuer à la réalisation des objectifs généraux du projet, selon les besoins, afin d'en assurer la performance.
• Soutenir le CD dans l'élaboration et la mise en œuvre de systèmes de gestion clés qui soutiendront la planification du projet, l'établissement de rapports et la gestion des performances, la gestion financière, les systèmes d'acquisition de biens immobiliers et de matériel technique et la gestion du personnel.
• Faciliter l'utilisation des outils et des systèmes nécessaires à la planification, à la mise en œuvre, au suivi, à l'établissement de rapports et au contrôle de la qualité des activités opérationnelles et administratives du programme.
• Soutenir le CD, le PMU et le directeur de l'ordre de mission dans l'engagement de l'USAID/Washington et de l'USAID/RDC sur les questions financières et opérationnelles.
• Gérer la comptabilité du programme, les rapports financiers au niveau national, y compris la rédaction de tous les budgets, et gérer les comptes bancaires, y compris les rapprochements bancaires. Il recherche des économies et fournit des analyses financières à la direction du projet et à l'USAID.
• Gérer le personnel, y compris le chef de bureau, le comptable, le chauffeur et d'autres membres du personnel chargé des opérations et des finances.
• Soutenir le responsable des ressources humaines en cas de besoin pour le recrutement, l'embauche, l'élaboration de politiques de projet et d'avantages sociaux, ainsi que pour la gestion des congés, l'évaluation des performances et les cessations d'activité.
• Veiller au respect des réglementations du gouvernement américain, des politiques de l'organisation et des réglementations des clients (par exemple, le Field Office Guide to Field Accounting and Compliance, le Field Office Procurement Handbook, le Personnel Policy Manual, le FAR, l'AIDAR, etc.), ainsi que des lois de la RDC.
• Établir des normes et des procédures pour garantir l'efficacité des programmes de conformité dans l'ensemble du projet.
• Aider le bureau local de Chemonics à répondre aux demandes de données et aux nouvelles exigences. Identifier les faiblesses opérationnelles du projet et demander de l'aide si nécessaire.
• Planifier et suivre les activités financières et administratives avec Chemonics Washington et le personnel du bureau de projet afin d'évaluer les besoins de mise en œuvre. Tenir Chemonics Washington au courant de la situation financière du projet et de l'exécution du budget.
• Gérer les achats des bureaux locaux et veiller à leur conformité.
• Assurer l'intérim du CD pour toutes les tâches opérationnelles en son absence.
• Superviser l'émission des chèques de paiement pour les transactions traitées, l'enregistrement des paiements et la distribution et/ou l'envoi des chèques au fournisseur approprié.
• Assurer la supervision et la gestion financières. Superviser le personnel comptable et les procédures comptables conformément aux politiques comptables de Chemonics International et préparer tous les états financiers contractuels ou autres chiffres budgétaires requis par Chemonics International ou l'USAID.
• Préparer et soumettre des rapports comptables mensuels au siège et répondre aux questions de l'unité comptable du siège et de l'unité de gestion de projet.
• Superviser la mise en place et le maintien de systèmes d'archivage transparents et à l'épreuve des audits, conformément aux politiques de Chemonics.
• Analyser et rationaliser les processus dans le bureau local, assurer la formation et le renforcement des capacités du personnel du projet sur une base continue en ce qui concerne l'administration et la mise en œuvre du projet.
• Servir de point focal au bureau local pour toutes les questions de sécurité, y compris la propriété et les mises à jour du manuel de sécurité du bureau local, la liaison avec l'unité de gestion de la sécurité du bureau local, la garantie que les protocoles de sécurité sont suivis, révisés et mis en œuvre dans le bureau du projet, et les exercices d'entraînement pour s'assurer que le personnel est familiarisé avec les procédures d'évacuation et autres procédures en cas d'urgence.
• Autres tâches confiées par le Directeur Pays.

Qualifications :

• Une licence est exigée ; un diplôme supérieur dans une discipline pertinente est souhaité.
• Professionnel orienté vers les résultats, capable d'atteindre les objectifs fixés en coopération avec le client, les homologues et les parties prenantes.
• Au moins 5 ans d'expérience dans la gestion des contrats de l'USAID, y compris de solides compétences en matière de passation de marchés/sous-traitance, de comptabilité, de conformité, de gestion financière, de ressources humaines et de gestion de la clientèle.
• Une expérience préalable sur le terrain est souhaitée (y compris des postes à l'étranger à long terme ou des engagements à court terme prolongés), démontrant une forte capacité à gérer et à mettre en œuvre des programmes complexes financés par l'USAID dans un contexte de pays en développement.
• Connaissance de l'environnement opérationnel de la RDC de préférence, notamment en ce qui concerne l'enregistrement, les taxes et le droit du travail.
• Compétences avérées en matière de gestion financière, de procédures et de politiques opérationnelles, de passation de marchés et de sous-traitance, de conformité et de ressources humaines.
• Expérience en tant que chef d'équipe ayant à hiérarchiser plusieurs tâches dans un environnement extrêmement rapide, à respecter les délais et à faire preuve d'un bon jugement professionnel reflétant positivement l'image du projet et communiquant le message du programme établi pour le projet.
• Expérience du recrutement, de la formation et de la gestion réussie d'équipes, ainsi que de la garantie de la qualité de leurs produits.
• Capacité avérée à travailler de manière productive au sein d'une équipe.
• Posséder d'excellentes capacités d'organisation et d'exécution de tâches multiples.
• Capacité à communiquer clairement et efficacement.
• Excellente maîtrise de l'anglais et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Une connaissance ou une expérience préalable dans les secteurs de la santé ou de la chaîne d'approvisionnement est un atout.

Instructions de candidature :

Veuillez envoyer un courriel avec votre CV et votre lettre de motivation en pièce jointe et " Directeur des opérations et des finances " en sujet à ghsctadrc.recruitment@gmail.com avant le 31 août 2023. Nous encourageons les candidats à postuler le plus tôt possible, étant donné que nous évaluerons les candidatures au fur et à mesure. Pas de demandes par téléphone, s'il vous plaît. Chemonics contactera les finalistes.

Chemonics est un employeur qui prône l'égalité des chances et ne pratique aucune discrimination dans ses pratiques de sélection et d'emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'origine nationale, de l'affiliation politique, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'état civil, du handicap, de l'information génétique, de l'âge, de l'appartenance à une organisation d'employés, ou d'autres facteurs non liés au mérite.

Chemonics attache une grande importance à la protection de vos données personnelles. Si vous vous trouvez dans l'Union européenne, veuillez lire notre Avis de confidentialité des données de recrutement de l'UE pour savoir comment nous traitons les données personnelles. Vous pouvez accéder à cet avis en cliquant sur le lien suivant : https://chemonics.com/eu-recruiting-data-privacy-notice/.

Fait à Kinshasa, le 11/08/2023

----------------------- VERSION ANGLAISE

Operations and Finance Director | Kinshasa, Democratic Republic of Congo | 2023

Chemonics seeks an Operations and Finance Director for the Global Health Supply Chain-Technical Assistance (GHSC-TA) Indefinite Delivery/Indefinite Quantity (IDIQ) Francophone Task Order (TO). The Francophone TO under the GHSC-TA IDIQ provides technical assistance for strengthening regional, national and sub-national health supply systems through its portfolio of projects in Francophone Africa, including Benin, the Democratic Republic of the Congo (DRC), Niger, Togo, Burkina Faso, Mauritania, and Cote d’Ivoire. The project serves the health commodity technical assistance needs of USAID, other USG agencies, partner country governments, non-governmental organizations (NGOs), and other entities across all health elements (e.g. malaria, family planning, HIV/AIDS, TB, maternal and child health, etc.) and represents a mechanism through which USAID offers global health commodity-related technical assistance in:

• Strengthening Country Supply Systems, and
• Strategic Collaboration to Improve the Long-Term Availability of Health Commodities.

The Operations and Finance Director reports directly to the Country Director (CD) in DRC and works closely with project leadership and the PMU to lead the operational and financial management of the DRC country program. The Operations and Finance Director also directly supervises long-term local professional and support staff including the office manager, HR manager, accountants, administrative assistants, IT staff, procurement staff, and drivers. In addition, s/he will be responsible for assisting the Country Director with the development and implementation of management systems and supervision of project operations and staff. This long-term position will be based in Kinshasa, Democratic Republic of the Congo, with occasional intermittent travel throughout the country as needed.

Responsibilities include:

• Support the achievement of the overall project goals as required to ensure project performance.
• Support the CD in developing and implementing key management systems that will support project planning, reporting, and performance management; financial management; property and technical procurement systems; and personnel management.
• Facilitate the use of tools and systems required for the planning, implementation, tracking, reporting and quality control of the program’s operational and administrative activities.
• Support the CD, PMU, and the Task Order Director in the engagement of USAID/Washington and USAID/DRC on financial and operational matters.
• Manage program accounting, country-level financial reporting including drafting all budgets, and manages bank accounts including bank reconciliations. Looks for cost efficiencies and provides financial analysis for project leadership and USAID.
• Manage personnel including office manager, accountant, driver and other operations/finance staff.
• Support the human resources manager as needed with recruiting, hiring, developing project policies and benefits, as well as managing leave, performance assessments, and separations.
• Ensure compliance with U.S. government regulations, organizational policies and client regulations, (e.g. Field Office Guide to Field Accounting and Compliance, Field Office Procurement Handbook, Personnel Policy Manual, FAR, AIDAR, etc.), and the laws of DRC
• Establish standards and procedures to ensure that the compliance programs throughout the project are effective and efficient.
• Assist Chemonics home office with data requests and new requirements. Identifies operational weaknesses on the project and requests assistance when necessary. 
• Plan and track financial and administrative activities with Chemonics Washington and Project Office staff in order to evaluate needs for implementation. Keep Chemonics Washington up to date on the financial status of the project and the execution of the budget.
• Manage field office procurements and ensures compliance.
• Serve as acting CD for all operational tasks during CD’s absence.
• Supervise the issuing of checks of payment for processed transactions, the logging of payments, and the distribution and/or mailing of checks to the appropriate vendor.
• Provide financial oversight and management. Supervise accounting personnel and accounting procedures according to the Chemonics International accounting policies and in preparing all contractually required financial statements or other budget figures by Chemonics International or USAID.
• Prepare and submit monthly accounting reports to the home office, and respond to questions from home office accounting unit and project management unit.
• Supervise the establishment and maintenance of transparent and audit-proof record keeping systems per Chemonics’ policies.
• Analyze and streamline processes in the field office, provide training and capacity-building to project staff on an ongoing basis on project administration and implementation.
• Serve as the field office focal point for all security matters, including ownership of and updates to the field security manual, liaising with the home office security management unit, ensuring security protocols are followed, reviewed, and implemented in the project office, and practice drills to ensure staff are familiar with evacuation and other procedures in the event of an emergency.
• Other duties as assigned by the country director.

Qualifications:

• Bachelor’s degree required; advanced degree in relevant discipline desired.
• Results-oriented professional capable of achieving targets and goals set in cooperation with the client, counterparts, and stakeholders.

• Minimum 5 years of experience managing USAID contracts, including strong skills in procurement/subcontracting, accounting, compliance, financial management, human resources, and client management.
• Previous field experience desired (including long-term overseas positions or extended short-term engagements), demonstrating a strong ability to manage and implement complex USAID-funded programs in a developing country context.
• Knowledge of the DRC operating environment preferred, including registration, taxes, and labor law.
• Demonstrated skills in financial management, operations procedures and policies, procurement/subcontracting, compliance, and human resources.
• Experience as a team lead having to prioritize multiple work assignments in an extremely fast-paced environment, to meet deadlines, and to exercise good, professional judgment that reflects positively on the image of the project and communicates the established program message of the project.
• Experience recruiting, forming, and successfully managing teams, and ensuring the quality of their products.

• Demonstrated ability to work productively within a team.
• Possess excellent organizational and multi-tasking skills.
• Ability to communicate clearly and effectively. 

• Excellent oral and written English and French language proficiency required.
• Knowledge or prior experience working in health or supply chain sectors a plus.

Application instructions:

Please send an email with your CV and cover letter attached and “Operations and Finance Director” in the subject line to ghsctadrc.recruitment@gmail.com by August 31, 2023. We encourage candidates to apply as soon as possible as we will be reviewing applications on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.

Chemonics values the protection of your personal data. If you are in the European Union, please read our EU Recruiting Data Privacy Notice to learn how we process personal data. You may access the notice via the following link: https://chemonics.com/eu-recruiting-data-privacy-notice/.