Informations Organisationnelles

Rapport à :

Rapports directs :

Unité :

Localisation :

Eligible pour des heures
Supplémentaires :

  Finance& Operations Manager

  0

  Finance et opérations

  Kinshasa, RDC

Résumé de la fonction

Ipas recherche un(e) Assistant Administratif et logistique pour rejoindre l’équipe et apporter le soutien quotidien pour la réussite de ses activités pour une période de 4 mois.
L’Assistant Administratif et logistique travaillera sous la supervision directe du Finance& Operations Manager.
Il s’agit d’un contrat de consultance de 4 mois ; le détenteur sera basé à Kinshasa.
Il devra au besoin effectuer des missions dans les provinces de la RDC dans lesquelles le projet est opérationnel.

Principales responsabilités

A/ ADMINISTRATIONS ;

• Assurer la rédaction des contrats(fournisseurs) d’achats de biens et services et les soumettre pour la validation ;
• Réception et rédaction de correspondance (courriers et autres documents) destinée à un public externe et interne, en coordination avec le superviseur ;
• Coordination des réunions du personnel et des réunions extérieures, assister l’administration dans l’élaboration, rédaction des contrats de consultance et tenir à jour la base de données des consultants
• Surveiller les contrats des fournisseurs et initier le renouvellement ou le changement avant les dates d’expiration
• Assurer les achats administratifs (cafétéria et bureau) suivant le manuel de ipas (moins de 300 usd) de biens et services en tenant compte du tracker des achats dans l’esprit et selon le manuel des achats Ipas RDC et/ou autres exigences des bailleurs ;
• Assurer la gestion des consommables (eau, électricité, internet) et si nécessaire préparer les notes de paiement selon la procédure ;
• Assurer la gestion des contrats de loyers du bureau et servir de point de contact avec le bailleur ;
• Gestion de la petite caisse du bureau ;
• Apporter un appui des formalités de voyages nationaux et internationaux des staffs au besoin (visa, achat et réservation billets et réservation hôtel) etOrganisation les modalités de déplacements des staffs (voyage) ;
• Collaborer avec des traiteurs et d’autres vendeurs extérieurs en vue de planifier et de réaliser les évènements en dehors de nos bureaux

B/ PROCUREMENTS

• Maintenance du registre des actifs de l’inventaire des consommables/ commodités et équipements pour le programme ;
• Organiser et participer aux comités d’achat Ipas RDC et en assurer le secrétariat ;
• Apporter un appui pour la réalisation des activités   en réservant les modalités des chambres d’hôtel, les salles, préparation du matériel des activités ;
• Assurer les achats du bureau suivant le manuel de ipas (plus de 300 usd) de biens et services en tenant compte du tracker des achats ;
• Gérer et s’assurer du contrôle de stock pour les autres matériels (commodités, consommables et équipements Heath system) ainsi que les assets du bureau ;
• Assurer le processus de transfert de matériels et bien au besoin (colisage et distribution des consommable / Commodités et équipement dans les centres de santé) ;
• S’assurer de la sécurité du staff de l’organisation et appliquer les normes sécuritaires les mise à jour et maintenir le contact avec les clusters de sécurité ;
• S’assurer de la fonctionnalité et de la sécurité des équipements informatiques de l’organisation ;
• Toutes les autres tâches lui sont confiées par son superviseur

Client/Fournisseurs internes et extérieurs et tierces parties

• Collaboration quotidienne avec les chauffeurs et autres staff programme pour faire en sorte que toutes les demandes soient exécutées, complète, exacte et conformes aux normes et procédures

Exigences minimales pour la fonction

• Une expérience professionnelle d’au moins deux ans à ce poste ;
• Connaissance des règles des ONG internationale est un atout supplémentaire.

Compétences souhaitées

• Être détenteur d’un diplôme minimum de graduat en sciences commerciales, économie ou similaire
• Avoir la capacité de travailler de façon indépendante et en équipe ;
• Avoir la capacité de travailler dans un environnement multiethnique, multiracial et multiculturel ;
• Être capable de travailler sous stress dans des situations instables ;
• Connaissances linguistiques Bonne connaissance du français et anglais (oral et écrit) ; 
• Maîtrise parfaite des langues locales.