Assistant(e) Administratif(ve) et Financière
OFFRE D’EMPLOI # 013/FY18
Titre du poste : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) ET FINANCIER(E)
Lieu d’affectation : Mbuji-Mayi
Nombre de postes à couvrir : Un(01)
Superviseur (s) : Coordonnateur de Zone
Durée du contrat : 1 année, avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance et de la disponibilité budgétaire.
Projet/Section : SAF PAC 3 BIS
Grade : Voir les Ressources Humaines
Date de publication : Le 28/09/2017
I. DESCRIPTION DE CARE INTERNATIONAL / EN RDC
En République Démocratiquedu Congo depuis1994, CARE International travaille pour le développement socio-économique des communautés à travers un éventail de projets qui s’est considérablement diversifié et enrichi. Leprogramme s’est transformé en fonction de l’évolution du contexte et des défis de développement de la République Démocratiquedu Congo.
Aujourd’hui CARE International a décidé d’orienter son modèle d’intervention vers une approche programmeplutôt quel’approche projet. Cette nouvelle orientation exige de CARE RDC de passer progressivementdesactionsd’urgenceàtraversdesprojetsàcourttermeversledéveloppementetla mise en œuvre de programmes de développement sur le long terme.
II.RESUME DU POSTE
Etant donné la complexité des opérations de procurement- finances auxquelles nous aurons à faire face dans cette sous base par rapport notamment au paiement des grands fournisseurs par le grand cash et à la gestion des intrants, autres matériels et fournitures de bureau pour la mise en œuvre des activités du projet dans cette sous bases, considérant la problématique du respect de politique d’autorisation, de séparation des tâches qui est le socle d’une gestion transparente et orthodoxe des finances de ces projets. Il est plus qu’une nécessité de clarifier les responsabilités dans le département de support de ce bureau en termes de la gestion Administrative.
D’où la nécessite de doter ce bureau d’un (e) assistant(e) Administratif (ve) et financier(e) qui s’occupera des opérations des finances. ll/elle sera charge en général de l’exécution de toutes les opérations de paiement et d’encaissement du bureau, conformément aux politiques et procédures de CARE, de toutes les opérations d’encaissement dans la grande caisse, de la gestion de la trésorerie, de la saisie de transaction dans les outils caisse appropries (livre de caisse, registre de paiement et de transmission…) et de la production des rapports de caisse mensuels pour les grand cash et hebdomadaire pour la petite caisse.
Dans le volet Administratif l’Assistant(e)Administratif (ve) se chargera de la gestion des visiteurs et des correspondances administratives du bureau de Kasaï, de la gestion du stock des médicaments, matérielmédicaux du projet et d’autres matériels et fournitures de bureau pour le fonctionnement de la base du Kasaï.
III.RESPONSABILITES ET TACHES
- Assurer la vérification des documents soumis au paiement, qui doivent être authentiques, complets et autorisés par le(s) Responsable(s) habilite(s) ;
- Vérifier si les documents soumis pour paiement respectentla politique et procédure de Care RDC.
- Tenir un registre de numérotation des fiches de décaissement, et attribuer les numéros dans un ordre séquentiel. Dans ce livre seront enregistrés toutes les demandes de paiement reçues, pour assurer que les règlements des demandes de paiement ont été régulièrement effectués ;
- Enregistrer toutes les encaisses reçues pour paiement dans le livre de caisse et dans le registre de paiement ;
- Préparer les pièces comptables traitées (fiches de décaissement, reçus, pièces justificatives des décaissements, encaissements, avances) et les transmettre au Comptable du Bureau pour contrôle et enregistrement comptable ;
- Produire à partir du logiciel financier de CARE les rapports de base ou tout autre état nécessaire à la confection du rapport financier mensuel,
- S’assurer au quotidien que les soldes en caisse soient suffisants pour opérer quelques jours selon les circonstances ;
- En cas de ressources insuffisantes, déclencher une demande de réapprovisionnement de la caisse selon les procédures établies, à transmettre à son superviseur ;
- Procéder avec le comptable à des réconciliations régulières, au moins une fois par semaine, pour vérifier la conformité du solde physique par rapport au solde théorique ;
- Faire une compilation de tous les PV des rapports de paiement journalier ;
- Gérer les correspondances reçues et envoyées du bureau ;
- Organiser l’archivage du bureau, notamment le classement en respectant la nomenclature de CARE et en faisant des ajouts judicieux si nécessaire, l’organisation physique des dossiers qui doivent toujours être bien rangés et accessibles, mettre en place un système cohérent pour s’assurer que les dossiers empruntés sont bien retournés ;
IV. PROFILDU POSTE
a. Education/Qualification
- Etre détenteur d’un diplôme universitaire en Science Commercial et Administratives,Comptabilité, Gestion ou équivalent,
- b. Expérience
- Expérience de travail d’au moins 2 ans dans une ONGI ou un organisme international ;
- Avoir été responsable au poste similaire dans une ONG Internationale
c. Aptitudes techniques
- Connaissances en informatiques (Word, Excel, Emails) exigées ;
- Bonne capacités de communication verbales et écrites (maitrise de la rédaction de divers documents ;
- Avoir la capacité de travail en équipe ;
d. Compétences
- Démontrer une forte intégrité personnelle et savoir faire respecter celle de l’organisation ;
- Avoir le sens de l’équité et de la justice, et un haut degré de loyauté organisationnelle.
- Savoir notamment tenir confidentiel ce qui l’est ;
- Etre méthodique et perfectionniste, savoir organiser son travail et celui de son équipe ; notamment en respectant les priorités et les délais ;
- Savoir rédiger correctement les différents rapports exigés par la hiérarchie ;
- Démontrer et prôner un sens du service développé, tout en observant les règlements et principes de CARE ;
- Aimer et savoir bien travailler en équipe ;
- Avoir un esprit pratique.
- Savoir identifier les problèmes et proposer des alternatives de solutions positives pour tous les concernés, et dans un bref délai ;
- Savoir gérer son stress ;
- Savoir adapter sa méthode de travail dans un contexte difficile ;
- Etre capable de travailler sous pression.
- Etre dynamique, prendre et proposer des initiatives ;
- Rechercher continuellement l’amélioration de la qualité des services rendus par l’équipe
- Etre flexible, aimer les défis et ne pas craindre le changement.
V. COMMENTPOSTULER
Les candidats intéressés devront envoyer leurs dossiers par courrier électronique à CODRecruitment@care.org au plus tard le 15/10/2017 à 16h30 ;en faisant mention du numéro de l’offre d’emploi dans l’objet du mail.
Le dossier complet du candidat devra contenir les éléments ci-après:
1. Une lettre demotivation adressée à la Responsable des Ressources Humaines de CARE International.
2.Un CV contenant obligatoirement l’identité et l’adresse complète du candidat, les études/formations faites, l’expérience professionnelle liée au poste ainsi queles noms, fonction/Employeur, no de téléphones & adressee-mail de3 personnes de référence professionnelle (d’anciensemployeurs).
3.Copies de lacarte d’électeuretdela cartede demandeurd’emploi délivrée parL’ONEM.
CARE International est un employeur qui offre des opportunités égales à tous sans distinction de Sexe, d’origine ethnique, de religion et de statut social.
ARE International,
Responsable des Ressources Humaines
