Assistant (e) Administratif (ve)
AVIS DE VACANCE DE POSTE
RAISON D’ETRE DE LA FONCTION
Les unités d’Appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles ( ERP).
TITRE : Assistant (e) Administratif (ve)
GRADE : GS.6
DUREE DU CONTRAT : 1 année renouvelable
LIEU D’AFFECTATION : Kinshasa (RD Congo)
TYPE DE CONTRAT : FTA
DATE DE CLOTURE : 30 mai 2018
RESUME DES TACHES
Le titulaire travaillera sous la supervision générale du Représentant. Il/elle va fournir un appui administratif au Bureau de la Représentation, appuyé le personnel dans la gestion des activités administratives, assurer la liaison avec les services gouvernementaux, les institutions locales publiques et privées ainsi que les agences internationales.
Sous la supervision du Représentant, le titulaire exécutera les tâches ci-après :
- Surveiller le flux d’informations du bureau du Représentant, passer au crible, trier, analyser et identifier les domaines qui nécessitent une action du Représentant.
- Assurer un suivi à temps des demandes d’informations, des briefings, et des autres actions émanant du bureau du Représentant en se mettant en rapport avec les unités/équipes appropriées.
- Recevoir les appels téléphoniques avec tact et discrétion, agir en tenant compte de la nature et de l’urgence de chaque cas, y compris les transferts si nécessaires.
- Fournir le background pour chaque rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou membres.
- Organiser les rendez-vous, recevoir les visiteurs, faire les appels téléphoniques et les filtrer, répondre aux questions nécessitantes une connaissance du travail du superviseur du personnel.
- Planifier les journées du Représentant, mise à jour de son agenda (organisation des audiences et réunions à l’extérieur).
- Drafter les correspondances administratives ou générales sur initiatives personnelle où instructions, finaliser les correspondances/rapports pour signature/visas.
- Gérer le système des courriers entrants et sortants présentés et s’assurer que les courriers sortants suivent le style et normes de l’OMS, s’assurer que le langage utilisé est approprié et que toutes les fautes de grammaire et de conjugaison sont corrigées avant d’être présenté pour signature où visa.
- Faire le suivi et tracker en s’assurant que les courriers sortants sont arrivés à destination en cas de besoin.
- Obtenir des documents d’informations et de background pour les réunions, séminaires, ateliers, etc dans lesquels les administrateurs de programme vont participer, vérifier leurs disponibilités et s’assurer qu’ils aient les dossiers d’informations et les documents appropriés.
Gestion de l’information :
- En étroite collaboration avec les autres assistants, créer et/ou maintenir un système de classement, procéder à sa mise à jour continue pour se rassurer que les informations qu’ils contiennent sont utilisées de manière efficiente et efficace.
- Obtenir les documents et informations de source interne ou externe requises.
- Procéder à la recherche d’informations (bibliothèques, internet).
- Tenir à jour le répertoire des personnalités officielles du Gouvernement, du corps diplomatiques, des organisations internationales Gouvernementales et Non Gouvernementales.
Voyage et Réunion
- Organiser et utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels du Représentant.
- Faire les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers des voyages officiels du Représentant et d’autres questions connexes sur demande.
- S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien au Bureau du Représentant et à l’Administration.
QUALIFICATIONS REQUISES
EDUCATION
- Essentielle : Avoir un cycle secondaire complet plus une formation dans le domaine de l’administration générale ou comptabilité, avec un accent sur les pratiques, théories et procédures en d’administration.
- Souhaitable : Diplôme universitaire en administration ou dans une discipline similaire.
COMPETENCES
- Communiquer de manière crédible et efficace ;
- Produire des résultats ;
- Se connaître et se gérer.
- Favoriser l’intégration et le travail d’équipe.
- Évoluer dans un environnement changeant.
- Maitrise parfaite de l’outil informatique : word, Excel, Power Point. Une bonne connaissance des logiciels de programmation et du GSM est un atout.
- Connaissance du système des NU ou des ONG au niveau global et national serait un atout.
EXPERIENCE
- Essentielle : Au moins 8 ans d’expérience à des postes administratifs. Bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s’appliquent aux tâches liées au poste.
- Souhaitable : Une expérience dans d’autres domaines similaires tels que la gestion de programme ou Logistique sera un atout. Une expérience au sein du système des Nations Unies sera un atout.
CONNAISSANCE DES LANGUES
Essentiel : Français
Désirable : Anglais
REMUNERATION ET INFORMATIONS ADDITIONNELLES
Le/la titulaire sera rémunéré(é) au grade (GS.6) du barème du système des Nations Unies.
Les qualifications énumérées dans le présent avis constituent des exigences minimales.
Pour des raisons pratiques, seuls les candidats dont les dossiers sont retenus seront contactés.
Être domicilié ou être basé dans la province pour laquelle le candidat postule.
Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées.
Bureau de l’OMS est un espace non-fumeur
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Pour soumettre votre candidature, veuillez créer votre profil en ligne au lien suivant : https://www.who.int/careers/fr/ , ensuite appliquer (en ligne).
Les candidatures physiques ne sont pas recevables.
