Finance Officer
UN FINANCE OFFICER
BASE A KITCHANGA
We are Save the Children. We work in more than 120 countries. We save children’s lives. We fight for their rights. We help them fulfill their potential.
A propos de Save the Children
Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.
Save the Children en RDC
Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à des plus grandes atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Save the Children opère dans quatre provinces en RDC : au Nord Kivu, en Ituri, au Kasaï Oriental et à Kinshasa. Les programmes à l’Est sont principalement ruraux et liés à des conflits armés alors que le travail à l’Ouest se fait en milieu urbain et s’orientent progressivement vers des thématiques de développement. Save the Children focalise ses efforts dans les domaines de la Protection, de la Santé, de la Nutrition de l’Education et de la Sécurité Alimentaire
Pour la réalisation de ces objectifs, Save the Children cherche à recruter un FINANCE OFFICER, basé à Kitchanga dans la province du Nord Kivu.
LE POSTE
Sous la supervision directe du Senior Operations Officer, le titulaire du poste assurera la mise en œuvre des activités Financières de la Sous-Base de Kitchanga.
Les responsabilités du poste peuvent exiger que le titulaire du poste soit en contact régulier avec ou avoir accès aux enfants ou aux jeunes
RESPONSABILITES PRINCIPALES :
- Responsable de la bonne gestion du département des Finances dans le sous bureau d’affectation.
- S’assure de la tenue et du bon déroulement des opérations financières et comptables ainsi que du respect des procédures au sein de SCI à Kitshanga.
- Responsable du suivi des dépenses des projets, de l’élaboration des rapports financiers prévisionnels et réguliers internes et externes.
- Forme, supervise et appuie tout le staff du département des Finances sous sa supervision.
- Rend disponible et ceci de façon régulièrement les rapports financiers et les rapports de suivi des dépenses pour son département.
TACHES RELIEES AUX RESPONSABILITES
A. GESTION BUDGTAIRE
- Préparer les paiements nationaux au profit des fournisseurs et partenaires et les envois à Goma.
- Assister le Senior Operations Officer et les programmes dans la conception des projets, faire le Mapping et coordonner les phasing des budgets dès qu’un projet est approuvé et qu’un code budgétaire est attribué.
- Faire entrer le Mapping et les Phasing dans le système de gestion budgétaire (FBS) et envoyer le format autorisé au Accounts Coordinator selon le calendrier du département de la finance.
- Réviser les suivis budgétaires mensuels, proposer les réallocations nécessaires au Senior Operations Officer et s’assure toutes ces réallocations parviennent au Senior Finance Officer & Accounts Coordinator dans le bon format pour validation et prise en compte des transactions.
- Organiser les Finance meetings du sous bureau et préparer les rapports du finance meeting, le faire faire valider par le Senior Operations Officer avant de les transmettre au Senior Finance Officer & Accounts Coordinator dans le délai prescrit. En dehors des Finance meeting communiquer efficacement avec toute l’équipe du bureau sur les suivis budgétaires et tout changement sur le budget.
- Discuter avec Senior Finance Officer, Accounts Coordinator et le Senior Operations Officer de tout problème de nature à porter préjudice à la bonne gestion des Grants au niveau de sous bureau tel que la fluctuation des taux de change, problème d’implémentation des budgets, processus d’approbation, documentation, respect des procédures des bailleurs, etc.…
B. COMPTABILITE ET RAPPORTAGE
- S’assurer de la clôture mensuelle des comptes du sous bureau est faite, la version électronique de la comptabilité est préparée ainsi que toutes les documentations requises sont envoyées au Senior Finance Officer Goma dans le délai.
- Préparer le MMC et faire valider le MMC par le Senior Operations Officer avant de l’envoyer en version scannée et électronique au Senior Finance Officer.
- S’assurer que les procédures en matière des taxes gouvernementales dans son bureau sont respectées scrupuleusement et que les paiements des taxes se font dans les délais normaux.
- Coordonner la préparation du plan de financement de son bureau et des autres outils de gestion pour donner une meilleure visibilité aux différents Programs Managers.
- S’assurer que la procédure des BACKUP est mise en place et que ces back up sont faits conformément aux procédures Save the Children. Assurer que les documentations de finance sont archivées selon la structure et les procédures de SCI.
- Assister ses superviseurs dans la formation des partenaires sur les normes financières à suivre pour être en ligne avec les procédures financières Save the Children et par extension celles de nos bailleurs de fonds.
C. FORMATION ET RENFORCEMENT DE CAPACITE
- Former et participer dans les processus de recrutement du personnel sous sa supervision dans le sous bureau de Kitshanga.
- Mettre en place, en coordination avec le Senior Operations Officer, un système d’évaluation périodique et révision du travail de ses supervisés.
- S’assurer que les procédures SCI sont connues, comprises et respectées aussi bien par les employés de la finance que par les employés non financiers.
- Faire son évaluation période en collaboration direct avec le Senior Operations Officer et en collaboration technique avec le Senior Operations Officer pour identifier les gaps en matière d’appuis et formation.
D. POLITIQUE DE DEFENSE D’ENFANT
- Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales.
- Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement.
- Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE.
- Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction
- Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …..) de travail respectifs.
- Sur Instruction de la Directrice-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.
- Veiller à l'intégration des lignes de coûts de PDE dans les budgets des propositions de recherche de financement et les masters budgets.
- Suivre, à travers les BVA, l'utilisation effective des fonds alloués à la PDE tout au long de l’exécution financière du projet et alerter les cas de sous-utilisation et de non-utilisation.
QUALIFICATION ET EXPERIENCE
Qualifications
- Un niveau universitaire (Graduat minimum) dans le domaine financier est requis pour ce poste.
- Un très bon maniement des techniques informatiques [Excel /Logiciels comptables/ Word / Base de données] est nécessaire.
- La maitrise de la langue Anglais est recommandée.
- L’esprit d’équipe et une bonne capacité à communiquer, une bonne maitrise de soi sont requises pour ce poste.
- Etre disponible et motivé pour travailler avec Save the Children.
- Etre patient, dynamique, à l’écoute, positif,
- Etre professionnel
- Savoir gérer le stress et être capable de travailler dans des conditions difficiles.
- Capacités d’organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité ;
- Avoir au minimum deux ans d’expérience dans le domaine humanitaire et surtout dans les programmes des Finances
- Accepter de travailler sous pression.
Expérience
- Une bonne expérience du système des ONGI est requise pour exercer cette fonction.
Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV avec 3 personnes de référence et une attestation de résidence) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Services de Support au plus tard le 4 mai 2018 à 16h00’ en avec en objet la mention « FINANCE OFFICER KITCHANGA » à l’adresse électronique : Drc.Recruitment@savethechildren.org
Politique de Défense d’enfant :
Nous protégeons les enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.
