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Assistant(e)Administratif (ve) (Administrative Assistant)

Chemonics International Inc.

DESCRIPTION DE POSTE

 

JOB TITLE: Assistant(e)Administratif (ve)         

PROJECT: USAIDGlobal Health Supply Chain – Technical Assistance (GHSC-TA) Francophone Task Order (TO)

Contexte: Le projet GHSC-TA FTO répond aux besoins de l'assistance technique de l'USAID, des autres organismes de l'USG, des gouvernements des pays partenaires, des organisations non gouvernementales (ONG) et d'autres entités dans tous les éléments de la santé (p. Ex. paludisme, planification familiale, VIH / SIDA, la tuberculose, la santé maternelle et infantile, etc.) et représente un mécanisme par lequel l'USAID offre une assistance technique mondiale axée sur les produits de santé dans:
• Renforcement des systèmes d'approvisionnement du pays, et
• Collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

La coordination francophone GHSCTA apportera l’assistance Technique pour le renforcement des capacités des chaines d’approvisionnement au niveau régional,  national et provincial au Congo Démocratique, Sénégal, Benin, Haïti et soutiendra la Mission de l’USAID en Afrique de l’Ouest à Accra au Ghana. En outre, cette coordination élaborera un plan visant l’amélioration  du système de distribution des intrants et des  produits pharmaceutiques potentiellement nécessaires pour lutter contre les maladies pandémiques dans les pays concernés par le programme.

En RDC, l'assistant administratif relève du directeur des opérations et des finances et est chargé de soutenir le personnel du projet dans tous les aspects de l'administration du projet

Principales tâches et responsabilités (fonctions essentielles)
En tant qu'Assistante administrative, l'employée est responsable des principales tâches et responsabilités suivantes :

Tâches générales de l’assistante administrative
- Recevoir, accueillir et orienter les visiteurs
- Recevoir, enregistrer et envoyer les courriers du bureau
- Effectuer des tâches administrativesincluant, sans s'y limiter, la photocpie, le scannage, le fax, le classement et l'envoi de courrier
- Conserver les dossiers en dur et les fichiers électroniques pour les archives du projet
- Gérer la petite caisse et toute la documentation requise
- Préparer et modifier les documents administratifs, y compris la correspondance, les rapports, les brouillons et les notes de service comme requis
- Assister le personnel avec les opérations quotidiennes du projet, comme requis, concernant l'entretien et la réparation du bureau, et l’approvisionnement des fournitures de bureau
- Planifier et coordonner les rendez-vous et les préparatifs de voyage
- Réserver des hôtels et aider à organiser les déplacements, y compris la préparation des documents nécessaires pour les visas
- Communiquer l'ordre du jour des réunions et préparer les horaires de réunion
- Enregistrer et distribuer les procès-verbaux des réunions
- Garder le (s) armoire (s) d'approvisionnement organisée (s) et approvisionnée (s) et soumettre des demandes de réapprovisionnement des stocks
- Coordonner le travail des nettoyeurs de bureau
- Aider à l'approvisionnement du projet selon les besoins, y compris la gestion des vérifications SAM et la compilation de la documentation nécessaire pour les dossiers.
- Autres tâches telle que demandé

Compétences et qualifications requises

Pour effectuer ce travail avec succès, le candidat doit être capable d'accomplir chaque tache et responsabilité essentielle de manière satisfaisante. Les qualifications énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, compétences et / ou aptitudes requises pour l'exécution des tâches principales.

• Diplôme universitaire en communication ou dans un domaine connexe,
• Au moins 3 années d'expérience professionnelle
• Connaissance des applications MS Office.
• Niveau professionnel en français et anglais préférable
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Leadership, polyvalence et intégrité démontrés.

Comment postuler

Chemonics International respecte la diversité  des cultures, sexes , des races, et  des religions ; les candidats intéressés  doivent  soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant  un CV actualisé, les copies des diplômes et Brevets, trois références professionnelles ainsi qu’une lettre de motivation  avec objet : «Assistant(e) administratif (ve)» à l’adresse suivante : chemonicsghscta.congo@gmail.com  

La date limite de soumission de candidature est le Vendredi 23 Février 2018  à 17heures. Cependant, la présélection sera faite au fur et à mesure que les dossiers seront reçus. Les candidatures féminines sont vivement encouragées et seuls les candidats présélectionnés seront  convoqués.

Fait à Kinshasa, le 7/02/2018

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JOB DESCRIPTION/SCOPE OF WORK

JOB TITLE: Administrative Assistant      

PROJECT: USAIDGlobal Health Supply Chain – Technical Assistance (GHSC-TA) Francophone Task Order (TO) 

Background: The GHSC-TA IDIQ serves the health commodity technical assistance needs of USAID, other USG agencies, partner country governments, non-governmental organizations (NGOs), and other entities across all health elements (e.g. malaria, family planning, HIV/AIDS, TB, maternal and child health, etc.) and represents a mechanism through which USAID offers global health commodity-related technical assistance in:

The Francophone TO under the GHSC-TA IDIQ will provide technical assistance for strengthening regional, national and sub-national health supply systems in the DRC, Senegal, Benin, and Haiti and will support the USAID/West Africa (USAID/WA) Regional Mission in Accra, Ghana. As well, the TO will develop a plan to improve preparedness to provide commodities needed to manage disease outbreaks with pandemic potential in select GHSC countries.

The Administrative Assistantreports to the Operations and Finance Director and is responsible for supporting project staff in all aspects of project administration.

Principal Duties and Responsibilities (Essential Functions)

As Admin Assistant, the Employee is responsible for the following principle duties and responsibilities: 

General Duties of an Admin Assistant

Required Skills and Qualifications

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the required knowledge, skills, and/or abilities needed to perform the principal duties.

How to apply

Chemonics International respects the diversity of gender, cultures, races and religions.  Interested applicants must submit electronically their applications including an updated CV, copies of diplomas, three professional references and a motivation letter with subject: "Administrative Assistant" at the following address : chemonicsghscta.congo@gmail.com

The deadline for submitting application is Friday 23 February 2018 at 17.00.

However, the screening will be done as the files are received. Female candidates are strongly encouraged and only shortlisted candidates will be called.

Made in Kinshasa on 2/07/2018

Kinshasa
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2018-02-17

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Publiée le 08/02/2018

Assistant(e)Administratif (ve) (Administrative Assistant)

Lieu

Kinshasa ()

Description

Le poste

Chemonics International Inc.

DESCRIPTION DE POSTE

 

JOB TITLE: Assistant(e)Administratif (ve)         

PROJECT: USAIDGlobal Health Supply Chain – Technical Assistance (GHSC-TA) Francophone Task Order (TO)

Contexte: Le projet GHSC-TA FTO répond aux besoins de l'assistance technique de l'USAID, des autres organismes de l'USG, des gouvernements des pays partenaires, des organisations non gouvernementales (ONG) et d'autres entités dans tous les éléments de la santé (p. Ex. paludisme, planification familiale, VIH / SIDA, la tuberculose, la santé maternelle et infantile, etc.) et représente un mécanisme par lequel l'USAID offre une assistance technique mondiale axée sur les produits de santé dans:
• Renforcement des systèmes d'approvisionnement du pays, et
• Collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

La coordination francophone GHSCTA apportera l’assistance Technique pour le renforcement des capacités des chaines d’approvisionnement au niveau régional,  national et provincial au Congo Démocratique, Sénégal, Benin, Haïti et soutiendra la Mission de l’USAID en Afrique de l’Ouest à Accra au Ghana. En outre, cette coordination élaborera un plan visant l’amélioration  du système de distribution des intrants et des  produits pharmaceutiques potentiellement nécessaires pour lutter contre les maladies pandémiques dans les pays concernés par le programme.

En RDC, l'assistant administratif relève du directeur des opérations et des finances et est chargé de soutenir le personnel du projet dans tous les aspects de l'administration du projet

Principales tâches et responsabilités (fonctions essentielles)
En tant qu'Assistante administrative, l'employée est responsable des principales tâches et responsabilités suivantes :

Tâches générales de l’assistante administrative
- Recevoir, accueillir et orienter les visiteurs
- Recevoir, enregistrer et envoyer les courriers du bureau
- Effectuer des tâches administrativesincluant, sans s'y limiter, la photocpie, le scannage, le fax, le classement et l'envoi de courrier
- Conserver les dossiers en dur et les fichiers électroniques pour les archives du projet
- Gérer la petite caisse et toute la documentation requise
- Préparer et modifier les documents administratifs, y compris la correspondance, les rapports, les brouillons et les notes de service comme requis
- Assister le personnel avec les opérations quotidiennes du projet, comme requis, concernant l'entretien et la réparation du bureau, et l’approvisionnement des fournitures de bureau
- Planifier et coordonner les rendez-vous et les préparatifs de voyage
- Réserver des hôtels et aider à organiser les déplacements, y compris la préparation des documents nécessaires pour les visas
- Communiquer l'ordre du jour des réunions et préparer les horaires de réunion
- Enregistrer et distribuer les procès-verbaux des réunions
- Garder le (s) armoire (s) d'approvisionnement organisée (s) et approvisionnée (s) et soumettre des demandes de réapprovisionnement des stocks
- Coordonner le travail des nettoyeurs de bureau
- Aider à l'approvisionnement du projet selon les besoins, y compris la gestion des vérifications SAM et la compilation de la documentation nécessaire pour les dossiers.
- Autres tâches telle que demandé

Compétences et qualifications requises

Pour effectuer ce travail avec succès, le candidat doit être capable d'accomplir chaque tache et responsabilité essentielle de manière satisfaisante. Les qualifications énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, compétences et / ou aptitudes requises pour l'exécution des tâches principales.

• Diplôme universitaire en communication ou dans un domaine connexe,
• Au moins 3 années d'expérience professionnelle
• Connaissance des applications MS Office.
• Niveau professionnel en français et anglais préférable
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Leadership, polyvalence et intégrité démontrés.

Comment postuler

Chemonics International respecte la diversité  des cultures, sexes , des races, et  des religions ; les candidats intéressés  doivent  soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant  un CV actualisé, les copies des diplômes et Brevets, trois références professionnelles ainsi qu’une lettre de motivation  avec objet : «Assistant(e) administratif (ve)» à l’adresse suivante : chemonicsghscta.congo@gmail.com  

La date limite de soumission de candidature est le Vendredi 23 Février 2018  à 17heures. Cependant, la présélection sera faite au fur et à mesure que les dossiers seront reçus. Les candidatures féminines sont vivement encouragées et seuls les candidats présélectionnés seront  convoqués.

Fait à Kinshasa, le 7/02/2018

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JOB DESCRIPTION/SCOPE OF WORK

JOB TITLE: Administrative Assistant      

PROJECT: USAIDGlobal Health Supply Chain – Technical Assistance (GHSC-TA) Francophone Task Order (TO) 

Background: The GHSC-TA IDIQ serves the health commodity technical assistance needs of USAID, other USG agencies, partner country governments, non-governmental organizations (NGOs), and other entities across all health elements (e.g. malaria, family planning, HIV/AIDS, TB, maternal and child health, etc.) and represents a mechanism through which USAID offers global health commodity-related technical assistance in:

  • Strengthening Country Supply Systems, and
  • Strategic Collaboration to Improve the Long-Term Availability of Health Commodities

The Francophone TO under the GHSC-TA IDIQ will provide technical assistance for strengthening regional, national and sub-national health supply systems in the DRC, Senegal, Benin, and Haiti and will support the USAID/West Africa (USAID/WA) Regional Mission in Accra, Ghana. As well, the TO will develop a plan to improve preparedness to provide commodities needed to manage disease outbreaks with pandemic potential in select GHSC countries.

The Administrative Assistantreports to the Operations and Finance Director and is responsible for supporting project staff in all aspects of project administration.

Principal Duties and Responsibilities (Essential Functions)

As Admin Assistant, the Employee is responsible for the following principle duties and responsibilities: 

General Duties of an Admin Assistant

  • Receive, welcome and direct office visitors
  • Receive, record and dispatch office letters
  • Perform general clerical duties to include but not to be limited to photocopying, scanning, faxing, filing and mailing
  • Maintain hard copy and electronic versions of files for project archives
  • Manage petty cash and all the required documentations
  • Prepare and modify documents including correspondence, reports, drafts, and memos
  • Assist staff with daily project operations, as needed, regarding office maintenance and repairs, and provision of  office supplies
  • Schedule and coordinate appointments and travel arrangements
  • Book hotels and prepare the necessary documents for visas
  • Prepare agenda for meetings and prepare schedules
  • Record, and distribute minutes of meetings
  • Keep storage areas tidy and clean
  • Keep office Supply cabinet(s) organized and stocked
  • Submitrequests for stock replenishments
  • Tape receipts on papers
  • Coordinate the work of the office cleaners
  • Assist with project procurements as needed including managing the SAM checks and compiling the necessary documentation for the files
  • Other duties as requested

Required Skills and Qualifications

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the required knowledge, skills, and/or abilities needed to perform the principal duties.

        • University degree in communication or related field, 
        • At least 3 years of clerical experience. 
        • Knowledge of MS Office applications,
        • Professional level in French and English preferable
        • Excellent interpersonal and communications skills. 
        • Demonstrated leadership, versatility, and integrity. 
        • Good communicator

How to apply

Chemonics International respects the diversity of gender, cultures, races and religions.  Interested applicants must submit electronically their applications including an updated CV, copies of diplomas, three professional references and a motivation letter with subject: "Administrative Assistant" at the following address : chemonicsghscta.congo@gmail.com

The deadline for submitting application is Friday 23 February 2018 at 17.00.

However, the screening will be done as the files are received. Female candidates are strongly encouraged and only shortlisted candidates will be called.

Made in Kinshasa on 2/07/2018

Contact

Société :Chemonics GHSCTA

Site Internet :

Email :chemonicsghscta.congo@gmail.com

right
EMPLOI SUIVANT : Assistant (e) Administratif
left
EMPLOI Précédent : Chargé (e) de Suivi, Evaluation et de Communication