Assistant(e) administratif/ve -Challenge TB, RDC
Termes de Référence
Contexte :
Challenge TB, dirigé par KNCV Tuberculosis Foundation (KNCV), est un programme mondial financé pendant 5 ans par l’USAID pour réduire la mortalité et la morbidité de la tuberculose dans les pays les plus touchés par la maladie. Le programme est mis en oeuvre par un consortium de neuf partenaires qui hormis KNCV comprend : American Thoracic Society (ATS), Family Health International (FHI 360), Interactive Research & Development (IRD), Japanese Anti Tuberculosis Foundation (JATA), Management Sciences for Health (MSH), Program for Appropriate Technology in Health (PATH), l’Union Internationale Contre la Tuberculose et les Maladies Respiratoires (L’Union) et l’Organisation mondiale de la Santé.
Les objectifs stratégiques primordiaux de Challenge TB sont d’améliorer l’accès à des soins de qualité centrés sur le patient pour les services de tuberculose, TB/VIH et TB-MR; de prévenir la transmission et la progression de la maladie; et de renforcer les plateformes TB. En République Démocratique du Congo (RDC), L’Union, en tant que responsable technique pour Challenge TB, est chargée de superviser la mise en œuvre réussie du projet et d’assurer la coordination avec les partenaires, au niveau national et international.
Rôle global :
L’assistant(e) administrative/ve fournira un soutien administratif efficace à l’équipe de direction.
Responsabilités :
- Téléphone : Répondre aux appels téléphoniques et prendre note des messages.
- Demandes d’informations du public : recevoir et répondre avec promptitude et rapidité aux demandes d’informations du public, transmettre les messages reçus par téléphone et par fax, et orienter le grand public vers le membre de l’équipe approprié.
- Courrier : enregistrer, classer et distribuer le courrier entrant et organiser et envoyer le courrier sortant.
- Evénements : Fournir une assistance dans la planification et l’organisation de réunions, de conférences, de conférences téléphoniques et organiser des événements à la fois au sein du bureau et à l’extérieur.
- Rapports trimestriels et autres documents CTB : finaliser les documents sur demande du Directeur et du Directeur adjoint CTB.
- Voyages : en lien avec le personnel du bureau et les contacts extérieurs, réserver les voyages et le logement pour les missions.
- Comptes-rendus : participer aux réunions sur demande, prendre des notes, préparer et distribuer les comptes-rendus.
- Rendez-vous : tenir à jour les calendriers et organiser et confirmer les rendez-vous.
- Photocopier des documents, en fonction des besoins.
- Tenir à jour la liste des fournitures.
- Effectuer les autres tâches en fonction des demandes de l’équipe de direction.
Qualifications :
- Diplôme de secrétaire de direction ou autre formation de secrétariat appropriée
- Minimum 3 ans d’expérience de travail dans un poste similaire, de préférence dans un environnement non-gouvernemental international
- Compétences solides en communication écrite et orale en français
- Une capacité à communiquer oralement en anglais est un atout
- Bonnes compétences relationnelles et esprit d’équipe
- Etre orienté(e) vers le service à la clientèle
- Compétences démontrées en planification et en organisation
- Attention au détail et respect de la confidentialité
- Expérience démontrée en rédaction de correspondance et de documents
- Connaissance et expérience du traitement de texte, des feuilles de calcul et des logiciels de présentation
- Adaptable et prend des initiatives.
Comment postuler :
Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation en français incluant vos attentes en termes de rémunération et trois références professionnelles à hr@theunion.org
La préférence sera donnée aux candidats possédant une expérience professionnelle avérée en RDC.
Date limite pour l’envoi des candidatures: 30 Janvier 2018.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
https://www.mediacongo.net/emploi-societe-21825_challenge_tb_assistant_e_administratif_ve.html