Contracts Manager

OFFRE D’EMPLOI

Titre : Contracts Manager

Département : Grant

Superviseur : Grant coordinator

Employeur : International Rescue Committee (IRC)

Lieu d’affectation : Goma

Grade : 7B

Nombre de poste : 01

A propos d’IRC

International Rescue Committee est une ONG internationale œuvrant dans l’assistance Humanitaire et dont le siège social est à New York aux Etats-Unis. Avec un bureau de représentation  à Kinshasa et des bureaux de terrain dans les provinces du Nord-Kivu, Sud-Kivu et Tanganyika, l'IRC est l'un de plus grands acteurs du développement en République démocratique du Congo (RDC). Présent  en RDC depuis 1996, L'IRC travaille pour sauver des vies, renforcer les institutions congolaises et  renforcer la cohésion sociale par le biais des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. 

Résume du poste

Contexte

L’IRC RDC dispose actuellement d'un portefeuille composé de plus de 20 subventions et contrats. L'Unité de subventions est actuellement composée d’une Coordinatrice de Subventions, trois Gestionnaires de subventions et d’un Gestionnaire de sous-subventions. Chaque Gestionnaire est responsable d'un portefeuille de subventions et contrats déterminés par la Coordinatrice de Subventions. Vu que le nombre de financements sous la forme de contrats continue d’augmenter, IRC cherche à recruter un Gestionnaire de Contrats pour soutenir un contrat spécifique  financé par le gouvernement des Etats Unis et dans le cadre duquel IRC est sous-contractant. Le projet Solutions for Peace and Recovery (SPR) est un projet visant à accroître la cohésion sociale dans des zones ciblées de l'est de la République démocratique du Congo (RDC) en augmentant la participation des femmes et d'autres groupes marginalisés (OMG) dans l’analyse, la prévention, et la résolution de conflits communautaires.

Description du poste:

Sous la supervision de la Coordinatrice des Subventions :

• le/la Gestionnaire de Contrats fournira à l’IRC  un support de haute qualité dans l’administration du contrat actuel dans le Nord et le Sud Kivu, facilitera la production de demandes d’avenants et des rapports, et fournira à ses collègues du support et du conseil sur les règles de contrats fédérales et les règles de conformité de l’IRC applicables au contrat SPR. Plus spécifiquement, le Gestionnaire sera responsable de la Régulation Fédérale d’Acquisition (Federal Acquisition Regulation – FAR), y compris l’initiation du projet, le suivi et gestion du contrat (faire le suivi des dépenses et du progrès du projet par rapport aux documents du projet et aux engagements pris auprès du bailleur, organiser des réunions de revue du contrat, rapportage au bailleur, traiter des avenants et des modifications, et faire l’archivage des documents de projet).
• Le/La Gestionnaire de Contrats sera un expert dans le FAR, dans les règles d’acquisition d’USAID (USAID Acquisition Regulations, AIDAR), USAID Automated Directives System (ADS), les Codes des Régulations Fédérales Applicables (Applicable Codes of Federal Regulations, CFR), et autre circulaires OMB applicables. Le/La Gestionnaire fournira du support au staff IRC du projet SPR sur l’initiation du contrat, la mise en œuvre, et la clôture du contrat, y compris le suivi et l’obtention des approbations nécessaires (recrutement des staffs, voyages, sous-contrats, et approvisionnement), inventaire des actifs et la documentation d’audit.
• Le/La Gestionnaires de contrats travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur de projet, le personnel de support de Kinshasa et des provinces et le responsable du bureau provinciale de l’IRC. Ce poste sera basé à Goma, Province du Nord Kivu avec certains voyages à l'Est de la RDC. Des voyages limités sur Kinshasa seront nécessaires.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES

1. Maintenir des relations positives et constructives avec les bailleurs, dans le pays et à l'étranger

• Le gestionnaire servira de point focal de l’IRC RDC pour la production de rapports/factures pour le contrat sous-mentionné, ce qui inclut la liaison avec les équipes de l’IRC en RDC et du siège pour la production, revue et la soumission des rapports/factures;
• Le gestionnaire communique, coordonne et soutient de manière active la production des rapports, factures et autres exigences de la part du bailleur, en s’assurant que les délais fixés par le bailleur sont respectés.
• Les rapports et factures destinés aux bailleurs sont revus pour exactitude et qualité. Ceci peut impliquer des modifications importantes, la traduction et la contribution à la rédaction.
• Des rapports/factures reçus de la part des sous-contractants (si applicable) d’IRC sont reçus, revus et intégrés dans les rapports/factures d’IRC en conformité avec les délais fixés par le bailleur.
• Les questions posées par le bailleur de fonds/partenaire sont communiqués aux membres de l'équipe concernés et traitées dans un délai raisonnable;
• Les exigences de liaison ou de représentation auprès du bailleur/partenaire, selon le besoin et / ou en l'absence de points focaux réguliers du bailleur sont remplies.
• Le/La gestionnaire est le point focal pour les audits initiés par le contractant principal ou le bailleur et gère la revue des activités du contrat en collaboration avec les autres unités de l’IRC, pour s’assurer que toutes les questions sont adressées. 

2. Suivi de la conformité

• Renforcer la capacité des staffs programme et opérations de l’IRC dans la compréhension des règles des contrats fédéraux et de l’IRC à travers des formations, support technique, et redevabilité.
• Maintenir un système d’archivage efficace pour la documentation du contrat, y compris le contrat en lui-même, les avenants, les plans de travail approuvés, les staffs autorisés à travailler sur le projet, les approbations, et autres documents essentiels.
• Les risques et toutes autres préoccupations de conformité liés au contrat sont identifiés de façon proactive et des conseils sont offerts aux points focaux du projet et autres staffs de l’IRC RDC (la direction, les finances, l’approvisionnement, etc.);
• Les indicateurs de projet, les dépenses et d’autres informations essentielles liées au contrat sont suivis et des réunions de revue du contrat sont organisées sur une base mensuelle. Des réunions d’ouverture et de clôture sont également organisées selon le calendrier du contrat.
• Gérer des réalignements, des amendements et des extensions, au besoin, et maintenir des relations positives avec les bailleurs et les partenaires.
• Réaliser des rapprochements entre les données du projet, les transactions financières, les inventaires d’actifs et les approbations, coûts non-éligibles, et d’autres exigences, identifiant de manière proactive et des problèmes de conformité, d’allocation, et d’éligibilité.
• Gérer des réalignements, des modifications et des extensions, comme nécessaire, et maintenir des relations positives avec le contracteur/partenaire principal.
• Le système de gestion et classement de l'information des subventions de l'IRC RDC est respecté et tous les documents contractuels du bailleur/partenaire, les rapports, courriers importants, etc. sont placés dans un système de classement à jour et cohérent, électroniquement et en copie dure.

II. PROFIL REQUIS

• Master en Développement International, Sciences Sociales ou équivalent, est recommandé.
• 3 ans minimum d’expérience dans le cycle de vie des Acquisitions Fédérales et expérience tangible dans la gestion des contrats des Etats Unis.
• Bon communicateur avec des fortes compétences d’organisation, de la gestion du temps et d’analyse.
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
• Maîtrise du français et de l'anglais, écrit et parlé, est indispensable
• Grandes aptitudes de rédaction et d’édition. Au moins deux ans d'expérience précédente dans la préparation des rapports destinés aux bailleurs.
• Capacité à concilier des priorités concurrentes, respecter délais très serrés et à travailler sous pression
• Compétences solides en informatique: doit être compétent dans l'utilisation des programmes MS Windows Office (Word, Excel), messagerie, etc.
• Une expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique dans une situation post-conflit et / ou dans un environnement de conflit;

III. RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

• S’engage à respecter le code de déontologie de l’IRC (IRC Way)
• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code dans son cadre de travail 
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC
• IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

IV. PRESENTATION DU DOSSIER 

• Lettre de motivation qui explique clairement pourquoi vous êtes intéressés par ce poste et pourquoi vous vous sentez capable d'assumer ce poste (max. 2 pages);
• CV à jour (max. 3 pages);
• Les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail d'au moins trois références professionnelles/ universitaires et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.);

Seuls ces documents devront être envoyés au moment de l’envoi de la candidature.

V. DEPOT DES CANDIDATURES

Date limite : le 3 octobre 2017

Les candidatures seront envoyées à l’adresse Recruitment-Kinshasa@rescue.org en mentionnant le code « Contracts-Manager » comme seul objet du mail.

N.B :

*Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus et les documents   suivants seront demandés avant toute offre de poste : Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.

Copie de la carte de chômeur délivré par l’ONEM (pour les candidats sans emploi)

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Fait à Kinshasa, le 19 septembre 2017

Les Ressources Humaines