Secrétaire de direction

DESCRIPTION DU POSTE

 

SECTEUR D’ACTIVITES : Services et Opérationsbancaires aux entreprises

LOCALISATION : Kinshasa

TITRE DU POSTE : Secrétaire de direction

OBJECTIF DU TRAVAIL :

Avoirune bonne maitrise du poste  de réception de l’entreprise et des opérations bancaires. Identifier les besoins des clients. Enregistrer, surveiller et faciliter le lien entre le client et les services -opérations bancaires aux entreprises.Répondre aux demandes  des services dans le plus court délai. Comprendre les risques associés au contrôle et au traitement d’informations. Maintenir le haut niveau d’intégrité et des normes d’étiques.Soutenir  le chef des services et opérations bancaires et l’équipe de la gestion des services et opérations bancaires en fournissant de l’aideadministrative, les fonctions de secrétariat, l’achat, la gestion de voyage, la gestion du programme de ressource, les réunions et coordination d’atelierainsi que les autres tâches nécessaires. Agir comme premier interlocuteur du chef de  services et opérations bancaires pendant son absence.

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

Secteur de réception/ Service Client:

• Cibler les clients et les orienter vers le chargé des  relations/Analyste  des comptes
• S’assurer que tous  les clients ont été répondus à laréception
• Enregistrer et transmettre les messages auprès de l’analyste des comptes appropriés
• S’assurer que l’espace d’accueil est dans un état  propre et soigné à tout moment
• S’assurer dela mise à jour des affiches promotionnelles et les dépliants d’information du pamphlet dans la suite
• S’assurer que les réclamations du client sont apportées à l’attention du supérieur hiérarchique compétent / support clientèle immédiatement
• Identifier les opportunités de la vente croiséeet la migration
• Répondre aux  requêtes  du client de manière rapide et professionnelle.
• Répondre  aux requêtes spéciales du client de manière rapide et professionnelle.

Fournir des soutiens administratifs auprès du chef des services et opérations bancaires

• Organiser les lieux et restauration de toutes les réunions de l’équipe à la demande du chef de services et opérations bancaires.
• Assurer la logistique de réunions par  exemples la réservation de salle, l’équipement, et les matériels d’impression.
• Gérer les invitations des réunions.
• Entretenir les dossiers du département.
• Partager les communications générales autour de l’unité commerciale si nécessaire.
• Maintenir une base de donnée  de l’équipe comprenant lesdétails de contact d’urgence.
• S’assurer de l’intégration de nouveaux employés en organisant leurs premier jours de logistiques y compris la rencontre et la salutation le premier jours, la carte d’accès, etc.
• Demande d’enregistrément sur le système informatique pour les matériels et le logicielsdes nouveaux  et  des employés existants. L’equipement et le matériel devraient inclure les laptops et les téléphones, les nouveaux numéros de téléphones, les bancs, les chaises, les téléphones, les cartes 3G et le système d’accès spécifique et les logiciels. Faire le suivi avec les fournisseurs internes pour se rassurer que les demandes sont introduites au moment opportun.
• maintenir les congés demandés pour les managers et l’ensemble de l’équipe et le soumettre au chef des services et opérations bancaires.
• Participer dans le procéssus de sortiedes employés qui quittent  les banques pour  collecter leurs laptops et autres équipement, toutes les cartes d’accès de la  banque.
• Agir comme un agent de santé et de sécurité pour l’équipe.
• S’assurer que l’espace de travail est dans un bon état, bien équipé et très propre.Les aspects des problèmes avec les gestions des équipements de l’équipe lorsqu’il faut rénover ou réparer.
• A la demande, maintenir un registre de Cadeau pour le département.
• Effectuer toute autre tâche administrative comme attribuées par le chef des services et opérations bancaires.

Remplir  lesformulaires de voyage pour les agents et les visiteurs  de l’équipe de services et opérations bancaires

• Assurer la liaison avec les agences de voyages auprès des banques et hôtels agrées pour obtenir les prix et les préparatifs de voyage. Présenter les options à la personne qui voyage et à l’agent responsable de voyage avant de confirmer les réservations. Les préparatifs de voyages peuvent être pour les voyages à l’intérieur, régionaux ou internationaux.
• Enregistrer les demandes de voyage, les demandes de visa et Obtenir les approbations formelles.
• Se conformer aux politiques de voyage de Standard Bank group en rapport avec les classes de voyage, les logements à l’hôtel et faire recours aux transferts.
• Donner aux voyageurs les procédures urgentes de banques pendant les voyages d’affaire ainsi que les confirmations de réservations, les billets et les numéros de contact de destination.
• Donner aux voyageurs les itinéraires détaillés de leurs voyages.

Maintenir un petit stock des Fournitures de bureaux

• Contrôler la quantité des papiers et le niveau du cartouche dans les imprimantes du département et donner l’ordre de remplacement de manière  proactive pour s’assurer de la non interruption.
• Maintenir un petit approvisionnement des fournitures de bureau qui sont régulierement utilisés dans le département. donner les consignes d’acquisitionet obtenir l’approbation du manager du centre d’approvisionnement.Surveiller les stocks au moins sur une base hebdomadaire et enregistrer les articles de manière proactive.

MESURE PRINCIPALE DE PERFORMANCE

• Connaissance de base des produits bancaires
• Diriger les clients vers les personnes convenables afin de répondre à leurs besoins
• La durée d’attente du client doit être pendant les limites fixées.
• Les clients Satisfaits, bien informés, tel que décrit par les qualifications de l’évaluation du client  du service bancaire (QECSB) 
• Réduction dans  les demande soumises au chargé des relations / Analyste des comptes (s’adresser à la réception)
• L’espace d’accueil doit être propre et soigné
• Répondre aux appels Téléphoniques d’une manière rapide et professionnelle
• L’éfficacité et la fiabilité des tâches administratives
• Se rassurer des dates butoir pour que toutes les dotations administratives soient réalisées
• Contrôle du meilleur rapport coût/ efficacité des fournitures de bureau
• Gérer efficacement et avec  précision les préparatifs de voyage

REATIONS INTERNES ET EXTERNES

• Clients de la banque
• Directeur general
• Directeur de la banque d’investissement et de financement
• Plusieurs  collègues favorables 
• Vendeurs externes

COMPETENCIES REQUISES

Qualifications

• Niveau 7, (diplomé)
• Un diplôme commercial ou technique de 3 ans d’études
• Niveau avancé en  Microsoft Outlook, Excel, Word et PowerPoint

Connaissance

• Connaissance du code pratique de la banque 
• Connaissance générale des produits de banques et des services
• Connaissances et compréhension des offres par voies alternatives et électroniques
• Connaissance des tâches réalisées par la suite
• Niveau avancé et des compétences en Microsoft Outlook, Excel, Word et  PowerPoint
• Compétences d’organisation afin de faire face aux modalités des voyages et les lieux des réunions

Experience

• 2-3 ans d’expériences en  secrétariat et dans le domaine de l’assistant personnel
• Au moins 1 année d’expérience dans les transactions générales faites en succursales

Compétences techniques

• Compétence avancée en Microsoft Outlook, Excel, Word et  PowerPoint
• La capacité de réviser, Plannifier et mettre à jours les programmes des réunions et les calendriers pour utiliser au mieux le temps disponibles.
• La capacité d’analyser les options de voyage pour le rapport qualité/prix et s’arranger avec les agents de voyages pour les réservations et les approbations.
• Fortes Compétences en relation interpersonnelle- communiquer et négocier pour atteindre les résultats attendus.

Compétences personnels

• Bonnes aptitudes de communication-  être sincère et éloquent
• Capacité de transmettre des renseignements préciset clairs
• Capacité d’écouter et de sonder efficacement pour déterminer les besoins réels des clients.
• Diplomate et tolérant dans le fait de transmettre et de Recevoir les informations.
• Capacité de communiquer dans les langues dominantes du marché desservi
• Capacité de mettre les autres à l’aise et de créer une bonne impression
• Faire orienter le Service client, les besoins des clients et patients sont anticipés
• Confiant- capacité de proposer une idée  ou un point de vueMalgré l’opposition
• Bon collaborateur, abordable
• Capacité de rester calme sous pression et de ne pas faire des critiques à titre personnel
• Etre  Présentable
• Très motivé et dynamique
• Intègre et honnête
• Proactif et capable de travailler sans attendre les instructions
• Capacité de gérer les parties prenantes internes et externes
• Capacité à exercer une influence positive
• Bonnes techniques de négociations

Conditions de travail

•  Le détenteur d’emploi doit accepter de travailler en dehors des heures  normales si et lorsque cela est nécessaire.

Comment Postuler

La seule voie pour Postuler à ce poste est l’envoi des candidatures à notre adresse kin@itmafrica.com ou sur notre site www.itmafrica.com ou encore un dépôt physique des documents requis à nos bureaux, cela sans aucun frais et aucun recrutement n’est fait en dehors de ces deux voies.

Date limite : 22 Aout 2017

Kinshasa

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2024-04-23

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