Chargé National de l'Administration
AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE/EXTERNE
N°56203
Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.
Titre : Chargé National de l'Administration
Date d'émission : 06/06/2017
Date de clôture : 24/06/2017
Lieu d'affectation : Goma
Grade : NOA
Type de contrat : Fixed Term
Durée du contrat : Douze (12) mois, renouvelable
QUALIFICATIONS
Éducation
Diplôme universitaire ou licence en gestion des affaires administratives, MBA ou ingénierie ou autre domaine pertinent relatif à la gestion et à l'administration des entreprises, des projets.
La langue
La connaissance parfaite de la langue Française est obligatoire.
La connaissance de l’Anglais à un niveau intermédiaire minimum est nécessaire.
CONTEXTE
Supervision
Le chargé National d’Administration du PAM à Goma sera sous la supervision directe du Chargé des Finances et de l’Administration de Goma et sous la supervision générale du Chef de bureau de zone du PAM à Goma ou son représentant.
Principales Responsabilités
Le chargé national (NOA) d’Administration supervisera particulièrement l’équipe de l’Administration et sera fortement impliqué dans les activités quotidiennes de la gestion des affaires administratives, de l’application des règles et procédures en matière administrative de l’Organisation. Il fournira un soutien administratif de base aux unités et bureaux de terrain rattachés au bureau de zone de Goma et éventuellement aux autres bureaux du PAM afin que l'assistance aux bénéficiaires soit effectuée de la manière la plus efficiente possible.
RESPONSABILITES
Superviser l’équipe de l’administration :
Guider, orienter les collègues de l’unité Administration commis aux différentes activités administratives quant à la procédure à suivre, les étapes ainsi que les documents à tenir dans l’accomplissement de leurs tâches.
Supervisez et assister le personnel junior dans les analyses et les requêtes en et/ou dans le domaine de l’administration.
Maintenir le contact avec les fournisseurs/prestataires de services afin d’assurer la fourniture de services appropries et adéquats (service de maintenance des installations - plomberie, menuiserie, climatiseurs, mobiliers, matériel roulant et autres équipements/. Services de propreté des locaux et rénovations etc.).
Conduire les négociations pour le renouvellement des contrats de bail ou leur établissement ainsi que les autres contrats de services.
Maintenir le partenariat avec les parties prenantes du PAM, d'autres agences des Nations Unies et des administrations locales.
Assurer que tous les contrats ont fait l’objet d’engagement budgétaire, que les prestations sont fournies de manière satisfaisante et enregistrées mensuellement en accord avec les normes IPSAS et, le paiement des factures des prestataires effectues à temps.
Superviser le renouvèlement ou l’établissement des contrats d’assurances du charroi automobile, veiller à leur validité permanente et entreprendre les démarches auprès des services compétents pour la résolution des incidents/accidents impliquant un véhicule du PAM.
Gérer le matériel, mobilier et tous les équipements dont l’administration est en charge afin d’en assurer le bon fonctionnement. Fournir les mouvements mensuels des biens meubles. Effectuer les inventaires physiques deux fois par an et produire le rapport de réconciliation physique et données de l’inventaire théorique avec les justifications des écarts.
Préparer les dossiers du matériel, mobilier et équipements à reformer ainsi que celui des écarts de réconciliations avec les justificatifs suivant la procédure et les règles administratives sur la gestion et l’aliénation des biens du PAM et soumettre au Comité de Revue des Cas de Biens a Déclasser pour recommandation au management. Suivre lesdits dossiers jusqu’ à la décision finale à mettre en mettre en œuvre.
Préparer les dossiers en fonction de la décision, coordination avec l’administrateur principal au niveau du bureau de pays et assurer la vente / donation / destruction des biens déclasser en fonction de la décision et suivre les ajustements des données dans le système gestion des biens.
Evaluer les besoins Administratifs du bureau, initier les actions d’acquisition en coordination avec le Procurement. Assurer la gestion et la consommation des stocks (carburant, fournitures de bureaux et etc….) à travers des outils, mécanismes et systèmes de contrôle interne mis en place.
Superviser les formalités des missions, la gestion du flotte automobile, l’organisation du courrier entrant, sortant, des archives et la préparation des ateliers et les dépenses y relatives.
Préparer les rapports administratifs au travers des Check-lists mensuels et collecter ceux des bureaux rattachés en vue de les analyser pour usage nécessaire.
Participer et contribuer aux préparations et à l’actualisation des directives administratives (SOP, Memos, Directives) sur les questions administratives.
Contribuer à établir les bases de calculs de partage des coûts communs avec d’autres partenaires dans les bureaux de terrain et formalisé cela par la rédaction de MOU / accord approuvé entre parties ; base de facturation.
Participer à l’estimation des dépenses administratives pour les besoins de budget.
Observer les procédures d’urgence règlementaires dans les situations d’urgence pour faciliter la mise en œuvre activités afin d’assister au mieux les bénéficiaires.
Assurer d’autres tâches qui peuvent être demandées dans le domaine de l’administration.
EXPERIENCES DESIREES
- Avoir une expérience dans le domaine de la gestion de l’administration.
- Avoir assuré une fonction à un niveau élevé de compétence dans le domaine de l’administration.
- Avoir encadré ou suivi le personnel jeune de l’administration.
INFORMATIONS IMPORTANTES ET SUPPLEMENTAIRE
Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications académiques, les dossiers d'emploi et les compétences linguistiques. Seuls les candidats retenus seront invités à une entrevue.
Le PAM s'est engagé dans la diversité et l'inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.
Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.
COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http: https://www1.wfp.org/careers en cliquant sur « View Job Opportunities and jobs of interest ». Les candidats devront s'inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.
LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.
