Responsable Administratif et financier

AVIS DE RECRUTEMENT N°03/MKN/mars/2017

 

Contexte

Memisa Belgique est une Organisation non Gouvernementale de Coopération au Développement d’origine chrétienne œuvrant dans le domaine de la santé.

Son but est de contribuer aux soins de santé dans les pays en développement en faveur des populations les plus pauvres et les plus vulnérables.

Memisa exécutera un Programme de renforcement de l'offre et développement de l’accès aux soins de santé (PRO DS) en République démocratique du Congo, financé par le 11e Fonds Européen de Développement (FED)

Dans ce cadre Memisa Belgique recrute un Responsable Administratif et financier pour assurer au niveau du Bureau d'Accompagnement Technique  de Bunia (BAT) : 1).une bonne gestion administrative et  financière; 2).une collaboration  et un appui au Coordonnateur Régional  3). un bon déroulement du projet dans la gestion des RH et des finances. Il (elle) a des relations fonctionnelles avec le Responsable des Finances, les Responsables des Projets, le Responsable Administratif et Ressources Humaines, le Responsable Logistique tous  basés à Kinshasa ainsi qu'avec  Une  responsable des Projets basée au Siège de MEMISA à Bruxelles,

Temps de travail : 100% à Bunia dans la Province de l'Ituri  mais  avec des  missions ponctuelles de  terrain dans les Zones de Santé, les Provinces Proches/Voisines  ainsi qu'à Kinshasa.
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Résumé du Poste :

Le (la) Responsable Administratif (ve) et financier (e)  est garant   au sein du BAT de  l’application  des  procédures  de gestion  administrative, financière et matérielle de l’Organisation   et  de tous les bailleurs. Il veille à la gestion de toutes les ressources humaines et financières  indispensables mises à la disposition du BAT  en vue de la bonne exécution des projets et du programme mis en œuvres par MEMISA dans cette partie de la RDC tout en veillant au respect des textes légaux en vigueur en RDC.

Responsabilités administratives 

• S'assurer de l'application stricte des normes et procédures administratives et financières de Memisa  en  conformité avec les  exigences du bailleur d'une part et celles du Gouvernement Congolais d'autre part ;
• Contribuer  à l’élaboration  du rapportage administratif du BAT(SITREP) ;
• Participer au processus de recrutement  du personnel du  BAT ;
• Accompagner l’EUP et les Administrateurs Gestionnaires des Zones de Santé sur le plan administratif, financier et logistique ;
• Renforcer les  capacités des partenaires (EUP, Administrateurs Gestionnaires des Zones de Santé) sur les procédures du bailleur, de Memisa;
• Veiller au respect de la législation du travail dans la gestion des RH ;
• Tenir et organiser  l’administration du BAT ; (Classement  de  toutes  les  correspondances  relatives  au fonctionnement du   bureau, des dossiers individuels du personnel et tout autre document de valeurs);
• En liaison avec le Responsable Administratif et Ressources Humaines  de la Représentation Nationale  apporter un appui  à l'organisation de la  la paie  du personnel ;
• S’occuper de  différentes  formalités  administratives  liées  aux  impératifs  de service ;
• Prendre part aux différentes réunions de coordination des partenaires en liaison avec l'ATR;
• Elaborer un plan annuel de formations  et de congés pour le personnel du bureau
• Superviser et évaluer  les différentes personnes du service (finances, administration et logistique) ;
• Fait le lien avec les structures étatiques pour le versement de toutes les taxes et impôts ; (DGI, INSS, INPP, DGM, DGRAD ; PTT  etc..);
• Participer  à la mise à jour du manuel des procédures (parties  administrative et financière) ;

Responsabilités financières

• Organiser, en accord avec le coordinateur et les responsables financiers de la RN et du Siège, le travail et le suivi  financier du BAT ;
• En collaboration avec le staff technique, participer à l'élaboration ou à la révision  du Plan de travail Budgétisé ainsi que le Plan d'Action Opérationnel ;
• Implémenter le budget, suivre le budget et jouer le rôle d'alerte en cas de sous consommation et sur consommation en proposant des mesures de correction;
• Elaborer  l’état des besoins mensuel en collaboration avec le Coordonnateur Régional  et les autres collègues ;
• Veiller au traitement comptable de toutes les dépenses/recette du Bureau, des projets et celles des partenaires et faire le feedback pour améliorer la qualité de l'information financière ;
• Effectuer  le rapprochement bancaire mensuel  et vérification journalière les caisses sanctionné par un PV de contrôle physique des espèces;
• Vérifier les avances faites aux collaborateurs, aux tiers et à l’EUP ainsi que la production des pièces justificative conformes sur le fonds et sur la forme.
• Procéder  à la vérification régulière des factures et au classement  adéquat des toutes les pièces justificatives ;
• Scanner les pièces justificatives pour le siège et pour le bailleur
• Veiller  au  respect  de toutes  les  procédures  de dépenses   établies  par Memisa  et  les  bailleurs ;
• Elaborer  les états financiers  mensuels et annuels des différents projets et ses annexes (Emplois- Ressources, Exécution budgétaire, Notes au compte, listes des dépenses, PV caisse, relevé et réconciliation des comptes bancaires) ;
• Suivre les finances du BAT et des projets  et faire des propositions concrètes au Coordonnateur Régional ;
• Préparer  les  documents  financiers  mensuels  à soumettre  à l’examen  du Coordonnateur Régional avant  l’expédition  à Kinshasa et Bruxelles ;
• Enregistrer après vérification les opérations comptables dans le logiciel SAGE
• Veiller  aux  échéances  fixées  pour  l’envoi  des  justificatifs et livres de Caisse et de banque conformément aux échéances fixées par les  bailleurs;
• Initier et suivre  les demandes de fonds et assurer la disponibilité de la trésorerie suffisante  pour financer les activités programmées;
• S’occuper du paiement des taxes, impôts et déclaration des sommes versées au tiers
• Suivre les comptes des ZS à la CDR et des comptes des ZS et des partenaires pour ce qui est en rapport direct avec les projets ;
• Renforcer les capacités du personnel financier du BAT et des ZS;
• Organiser le contrôle interne au niveau local en s'assurant de la séparation des tâches, la réconciliation des soldes, réconciliation des stocks et de la caisse.
• Toutes les autres tâches qui lui seront confiées par sa hiérarchie ;

Autres responsabilités 

• Apporter une aide à tous ses collaborateurs directs et aux autres membres du personnel dans le domaine de ses compétences.

• Exécuter toute autre tâche correspondant à ses aptitudes intellectuelles et professionnelles qui pourrait lui être confiée par la hiérarchie.

Profil exigé

• Etre de nationalité congolaise
• Etre détenteur d’un diplôme d’études supérieures du niveau licence  en Economie, Finances, Comptabilité, Administration ou tout autre domaine apparenté;

• Avoir  une expérience d’au moins 5 ans  dans un poste similaire ;
• Une expérience dans une ONGI est un atout ;

• Avoir une excellente maitrise de l’outil informatique : Word, Excel (Tableau croisé dynamique, SUMIF, VLOOK UP, Filtre, Sous total...), Power Point et   logiciel comptable (PAM et SAGE ligne 100...);
• Avoir une bonne connaissance et utilisation de l'internet
• Connaissance des procédures de l’Union Européenne ou autres bailleurs
• Avoir une excellente maitrise du français, oral et écrit ;
• Etre en mesure de travailler de manière autonome, et de chercher pro-activement des solutions aux difficultés rencontrées ;
• Connaissance de la législation Congolaise du travail 
• Démontrer un engagement professionnel dans l’ensemble des tâches liées à sa fonction ;
• Etre flexible, adaptable, honnête et loyal.
• Avoir un esprit d'équipe  et disposer à travailler sous stress
• Autres : Etre très ordonné, esprit de créativité, à l’écoute, dynamisme, confidentialité, honnêteté, sens de la négociation, sens de l’initiative, coach, patient, sens de l’archivage et de l’organisation.                                   

Interactions

Au niveau Interne

• Travaille sous la responsabilité directe du Coordonnateur Régional 
• Contrôle le Comptable/Secrétaire  avec l’appui du Coordonnateur Régional
• Collabore avec l'Assistant Technique Régional
• Collabore avec l'équipe de la Représentation Nationale  et la Responsable du Projet au niveau du Siège;

Au niveau Externe

• En collaboration avec le Coordonnateur Régional, il est en contact avec les banques, les fournisseurs, prestataires et autres partenaires ponctuels ;
• Avec l’appui du Coordonnateur Régional  et RAH, il est en contact avec les administrations publiques dans la limité de ses responsabilités ;
• Avec l’ANO du Coordonnateur Régional il  est en contact avec les partenaires techniques et financiers de Memisa

Composition du dossier (PDF) :

• Une copie d'acte de naissance ou toute pièce tenant lieu;
• Une lettre de motivation adressée au Directeur des Opérations -Memisa/RDC avec les prétentions salariales (Salaire  net);
• Copie obligatoire des diplômes
• Un CV à jour détaillant vos expériences précédentes avec 3 personnes de référence;
• Attestations des Services rendus
• Carte d'identité ou passeport ou permis de conduire valide en RDC.

N.B :

• La durée du contrat : 12 mois renouvelable suivant les résultats atteints
• Date probable d’entrée en fonction : entre le 20 mars et le premier mai 2017
• Le recrutement est organisé localement à Bunia : Aucun frais de voyage n'est prévu.
• Le test  et interview  seront organisés selon les modalités qui seront communiquées aux candidats présélectionnés après étude des dossiers
• Dossier à envoyer à l’adresse mail : josephine.dossou@memisa.be avec copie à Jean-Pierre NOTERMAN < jpnoterman@hotmail.com >  du 8 mars  au 15 mars 2017 délai de rigueur.

Seuls les candidats présélectionnés seront informés de la suite du processus.

 

Bunia

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2024-04-20

https://www.mediacongo.net/emploi-societe-20015_memisa_responsable_administratif_et_financier.html