Global Supply Chain Manager

OFFRE D’EMPLOI

* Historique

L’IRC (International Rescue Committee) dont le bureau principal se trouve à Kinshasa  avec différents bureaux de terrain en province du Katanga, les deux provinces du Kivu (Nord et Sud), ainsi qu’à Kalemie, est compté parmi les grands acteurs humanitaires en RDC. Par la mise en œuvre de son programme intégré en santé primaire  et eau et assainissement l’IRC s’est engagé à réduire la mortalité au sein de la  population affectée par les conflits, et par la mise en œuvre d’autres programmes tels que l’assistance, l’appui et le renforcement des ONGs locales pour améliorer leur capacité à répondre aux urgences et aux questions de violences sexuelles,  la réponse rapide aux urgences en situation  des conflit armés et déplacement des populations à l’Est de la RDC.

* Responsabilités générales :

Il assiste le Senior Global Supply Chain (GSC) Coordinateur dans la supervision des départements de l’Administration, des achats, de la gestion des biens, des inventaires et de magasin, de transport. Sous sa supervision, il s`assure que les procédures et principes de l’IRC de gestion de la chaine d `approvisionnement sont appliqués et suivis dans tous les domaines de la chaine d`approvisionnement. Il s’assure que toutes les questions administratives sous la responsabilité du bureau de Kinshasa, sont gérés selon les normes et politiques en vigueur au sein de l’IRC. Il supervise et organise les équipes de la chaine d’approvisionnement et assure que les objectifs de la section et les délais de reporting  sont atteints 

* Description du poste

Le Responsable des Services Généraux  supervise tous les aspects opérationnels du département de la Chaine d’Approvisionnement ainsi que de l’administration, incluant la planification opérationnelle, le parc automobile, les achats, le magasin ou stock, les patrimoines, l’administration du bureau et la sécurité dans le programme de l’IRC dans la ville de Kinshasa et ses alentours. Ces activités de la Chaine d’ Approvisionnement sont essentielles pour assurer de manière optimale la mise en place des  projets de l’organisation dans la province d’Operations.

Le Responsable des Services Généraux garantit que les activités de la Chaine d’Approvisionnement et de l’administration soient en tout temps conformes aux politiques et procédures IRC et respectent les consignes des bailleurs des fonds.

* Responsibilities specifiques

Charroi automobile

• La gestion de l’affectation du charroi automobile au staff  de différents secteurs du bureau  de l’IRC.
• Travailler en vue de la conception d'un système de transport disposant du personnel et charroi automobile adéquats capables de soutenir efficacement la mise en Œuvre des projets de l’IRC dans la province de Kinshasa et le fonctionnement du bureau national.
• S’assurer que les politiques et procédures standard de l'IRC en matière de transport sont d’application en portant une attention particulière sur les questions  de sécurité.
• S’assurer que la loi et les procédures administratives du pays en rapport avec la gestion du charroi automobile sont suivies (immatriculation, assurances, enregistrement, contrôle techniques, taxes etc.).
• Assurer  la planification des mouvements des véhicules et moto selon le besoin opérationnel du bureau de Kinshasa et alentours.
• S’assurer que le charroi automobile est en parfait état de marche d’une façon permanente afin de répondre spontanément aux besoins de transport des programmes.
• S’assurer que les coûts opérationnels  (entretiens, réparations, consommation en carburant) du charroi automobile restent dans les normes et dans le respect des budgets et des attentes.
• Veiller à ce que des équipements de communication appropriés et opérationnels soient installés dans les véhicules afin de satisfaire aux exigences en matière de fonctionnement et de sécurité.
• Veiller à ce que tous les véhicules contiennent les documents de bord nécessaires et à ce que tous les documents soient maintenus à jour (y compris les attestations d'assurance).
• Approuver les formulaires de ravitaillement des véhicules en carburant et veiller qu’un registre et un système précis de contrôle de consommation  soient mis en place.
• Assurer que les véhicules soient conformes aux exigences courantes de sécurité en cas d'urgence.
• Préparer les rapports hebdomadaires et mensuels sur le charroi automobile et en discuter avec son superviseur.
• Point focal de tous les achats du service du transport et du carburant.
• Faire la revue technique de toutes les demandes d’achat de transport.
• Avec la collaboration du département des achats, évaluer les performances des fournisseurs de service de location des véhicules et moto.
• Avec la collaboration de procurement, revoir techniquement les contrats de location des véhicules  et motos.

Administration

• Préparer et suivre  les contrats de service en accord avec la Loi  Congolaise et les politiques IRC en la matière.
• Gérer les contrats de bail et effectuer le paiement de loyer selon la réglementation de l’IRC
• Déclarer auprès de la DGRK toutes les retenues de l’impôt sur les Revenus Locatifs réalisées lors des paiements des loyers et procéder au paiement dans le délai légal
• Assurer que les preuves de paiement de l’IRL sont transmises au de bailleur pour sa comptabilité
• Procéder aux payements des contrats de services et honoraires divers (Internet, téléphonie, gardiennage, publication des appels d’offre)
• Produire un tracking électronique et copies dur de tous les paiements dont les loyers, les consommations téléphoniques, la connexion internet, les honoraires de l’avocat, le gardiennage avec G4s.
• Veiller au respect de la loi en matière de recrutement des temporaires et journaliers.
• Il est responsable de l’approvisionnement des consommables au bureau de Kinshasa
• collaborer avec les techniciens de maintenance pour l’établissement des devis de travaux de maintenance et/ou de réparation
• Actualiser l’inventaire des équipements des maisons et des bureaux chaque mois ou trimestre. Une liste actualisée sera mise à jour mensuellement ou trimestriellement selon le cas et présentée au superviseur et archivée dans le serveur
• responsable de la gestion des travaux d’entretien/propreté des bureaux ou  maisons et parcelles occupées par IRC/Kinshasa.
• Suivre et faciliter le renouvellement des contrats et accords avec les ministères de tutelle.
• Assure l’approvisionnement en crédit téléphonique par la transmission du bon de commande à la société de la télécommunication en contrat avec L’IRC

Procurement

• Assurer une excellente communication (liaison) entre l’unité Procurement de Kinshasa et les demandeurs.
• Veiller que les achats soient faits dans le respect strict des procédures IRC et celles des bailleurs de fonds et tenir informer la hiérarchie de toutes situations non conformes.
• Assurer que l’unité Procurement achète les matériels de bonne qualité, dans le délai et à un prix compétitif.
• Mettre en place et suivre le planning d’exécution des achats.
•  Coordonner le processus de sélection des  fournisseurs suivant les modèles de contrat MPA et MSA, assurer leur suivi et évaluation de performance.
• Faire la revue des dossiers d’achats préparés par l’équipe Procurement de Kinshasa.
• Supervise les processus des signatures des contrats permanents d’achats ou des contrats ponctuels de certains autres achats conformément aux procédures IRC et des bailleurs de fond.
• Faire le suivi des différents contrats permanents d’achats, évaluer leur efficacité et faire des propositions à la hiérarchie sur des éventuels amendements, reconduction ou résiliation.
• En collaboration avec les finances, faire le suivi des relevés des comptes des fournisseurs et assurer que tous soient payés dans le délai.
• Avec la collaboration du procurement, maintenir une base de données des prix, locale et internationale.
• Coordonner les livraisons des commandes avec le service de liaison, de transport  et le magasin.
• Gérer et exécuter les achats internationaux avec le concourt du bureau IRC de New York.
• Gérer les opérations de dédouanement dans le respect de la réglementation douanière en RDC et des accords officiels en la matière.
• Assister les différents programmes de   Kinshasa  dans l’élaboration des demandes d’achats cohérents avec les budgets, la qualité et l’utilité en ce qui concerne le choix des biens et services pour la mise en œuvre des projets.
• S’assurer de l’état d’avancement des achats exécutés par l’équipe d’approvisionnement, faire la revue systématique des rapports des achats et des engagements de l’IRC  Kinshasa et ensuite, rapporter la situation complète à la hiérarchie.

Le Magasin-warehouse et gestion des assets

• Veiller à la mise en place des procédures IRC de gestion de stock dans  le magasin de Kinshasa
• Assurer le suivi pour que le matériel acquis réunisse la documentation voulue et soit livré au programme dans un meilleur délai.
• Préparer  un contrôle interne pour s’assurer du respect des procédures et corriger les irrégularités si possibles.
• Assurer que les fiches de stock soient tenues sur une base régulière et que les procédures d’entrée et de sortie des matériels du magasin sont respectées.
• Améliorer et renforcer  le système d’inventaire existant.
• Assurer de l’efficience de la gestion des stocks et des ressources (conditions de stockage, etc.) pour le bureau de Kinshasa.
• Préparer  les inventaires mensuels de la base et établir un rapport pour la Direction nationale.
• Assurer que la liste des assets est toujours tenue à jour
• Assurer que tout transfert d’un asset est bien documenté
• En collaboration avec l’IT, établir une liste des assets non fonctionnels pour une demande de disposition auprès de la hiérarchie.

Liaison et voyages

• Assurer que les matériels et personnels IRC sont transportés dans les meilleures conditions possibles suivant les règles de sécurité en place,
• Assurer que les matériels des programmes sont livrés sur terrain dans les délais.
• Assurer un contact régulier avec les sites pour apporter un soutien rapide en cas de besoin.
• Assurer que les voyages aériens du staff sont organisés uniquement avec des compagnies autorisées et qui offrent le maximum de sécurité

Le Patrimoine

• Assurer la mise en place des procédures IRC de gestion des patrimoines de l’organisation à Kinshasa  (documentation, maintenance, protection, déplacement, utilisation…)
• Assurer la mise à jour d’un fichier électronique de suivi des patrimoines de l’organisation à Kinshasa et tous les documents y afférents.
• Assurer que les différents matériels  à Kinshasa  sont en bon état, proposer à la hiérarchie la disposition de tous  ceux qui ne sont pas fonctionnels.

Général

• S’engager à respecter le Code de Conduite de l’IRC appelé IRC Way.
• S’engager à s’assurer la mise en œuvre optimale de ce code de conduite dans son cadre de travail.
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct.

Les rapports

• Fait la compilation des rapports de la Chaine d’Approvisionnement chaque mois notamment les rapports des achats, rapports du charroi automobile, rapport des patrimoines, rapport des stocks ou magasin, rapport de volume d’activités.
• En collaboration avec le coordonnateur de la chaine d`approvisionnement / Administrateur Général, prépare la projection des dépenses du département de la Chaine d’Approvisionnement chaque mois

Profile requis

• Diplôme universitaire en sciences commerciales, gestion des affaires ou administration ;
• Expérience de trois à cinq années au moins dans la chaine d’approvisionnement ;
• Expérience de 2 ans au moins dans la gestion d’équipe et d’un département de la chaine d’approvisionnement ;
• Français écrit et parlé courant, assez bonne maîtrise de l’anglais nécessaire;
• Orientation vers le résultat et le service, capable de gérer des priorités multiples efficacement;
• Grande capacité de communication ;
• Grande faculté d’organisation et de précision ;

Presentation du dossier

• Lettre de motivation qui explique clairement pourquoi vous êtes intéressés par ce poste et pourquoi vous vous sentez capable d'assumer ce poste (max. 2 pages);
• CV à jour (max. 3 pages);
• Les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail d'au moins trois références professionnelles/ universitaires et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.);
• Seuls ces documents devront être envoyés au moment de l’envoi de la candidature.

Dépôt des candidatures
Date limite : le 15 Février 2017.
Les candidatures seront envoyées à l’adresse Recruitment-Kinshasa@rescue.org en mentionnant le code « KIN-GSC-MANAGER » comme seul objet du mail.

N.B :
* Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus et les documents   suivants seront demandés avant toute offre de poste :

• Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
• Copie de la carte de chômeur délivré par l’ONEM (pour les candidats sans emploi)

* Tout dossier non retenu sera détruit.
* L’IRC est un employeur qui veille à l’égalité des chances entre hommes et femmes. Sous cette lumières, tous sont encouragés à postuler.
* Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalé car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. »

Fait à Kinshasa, le 27 Janvier 2017
Les Ressources Humaines