Pharmacien Projet Sida

OFFRE D’EMPLOI INTERNE ET EXTERNE
PHARMACIEN/PROJET SIDA-KINSHASA

Dans le cadre de ses activités en RDC, Médecins sans Frontières Belgique (MSF-OCB) souhaite renforcer ses équipes en recrutant 1 gestionnaire de données pour le Centre Hospitalier de Kabinda au sein de son projet SIDA à Kinshasa.

1. Termes de référence

Titre de la fonction : Pharmacien Projet Sida
Département : Médical
Titre du Responsable Direct : Responsable Médical Projet
Projet / Localisation : Projet SIDA/Kinshasa

Horaire hebdomadaire : 45 heures/semaine selon la planification en vigueur et à tout moment selon les nécessités du service

Type de contrat : CDD 12 mois avec possibilité de renouvellement

2. Position dans l'organigramme

Le  Pharmacien Projet est sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Médical Projet.

Il est le superviseur direct des responsables pharmacies du volet décentralisation, du gestionnaire du stock intermédiaire CHK et,  superviseur technique des Assistants et des Aides  pharmacie  au niveau des pharmacies de dispensation.

3. Résumé du poste et responsabilités /activités principales

Le pharmacien projet devra assurer la disponibilité permanente des médicaments et autres intrants médicaux au niveau de toutes les unités du projet sida en assurant la qualité et la gestion correcte, par des supervisions à travers tous les moyens et outils disponibles ainsi que des réunions avec les différents départements du projet, de la coordination et les partenaires.

Responsabilités/activités principales :

Participer à la stratégie du fonctionnement du volet Pharmacie au sein du projet

• Annuellement, quantifie avec l’aide du responsable médical projet, les items devant assurer les activités médicales de l’année suivante ainsi que le budget (Forecast) ;
• En collaboration avec le Pharmacien mission et le Responsable médical, définit la stratégie de distribution de toutes les structures du projet (type d’unité, calendrier, paramètres) et en assure le suivi après validation
• Partage les informations clés touchant le médicament ou matériel (nouveaux items, supprimés ou changés,  rappel de lot, quarantaine etc…)
• Appuie l’Equipe Supply dans l’organisation du stock (rangement,  classification, inventaire physique, application des procédures) et ensemble avec le responsable médical, veille à la gestion correcte des articles médicaux par des audits

Veiller à la gestion correcte des articles médicaux au niveau du projet

• Appuie les gestionnaires des stocks périphérique et central dans l’organisation du stock suivant le standard MSF : identification, rangement, classification, etc… ;
• Veille à la tenue correcte du registre des stupéfiants et psychotropes et procède à leur inventaire physique suivant le calendrier d’inventaire physique du stock central
• Faire un suivi des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois puis prendre les décisions nécessaires avec le point focal médical et la pharmacie nationale ;       
• Procède aux donations, prêts suivant la politique de la mission et veille aux remboursements internes et externes au projet
• Identifie les problèmes et les besoins rencontrés dans le travail et/ou les supervisions, propose des solutions et des priorités d’intervention ;
• Effectue un  contrôle interne périodique des unités de distribution afin d’évaluer le respect des procédures de gestion

Assurer la disponibilité des articles médicaux au sein du projet afin d’éviter les ruptures et pertes (stocks périphérique et central)

• S’assure pour le stock central, du respect du chronogramme des inventaires physiques réguliers définis  et obligatoire  avant chaque commande médicale et profiter de l’inventaire pour valoriser le stock ;
• Pré analyse et finalise avec le responsable médical, la révision si nécessaire des consommations moyennes mensuelles par produit  sur base de la stratégie médicale, ruptures et fluctuations;
• Met à sa disposition, les moyens nécessaires pour toujours assurer la disponibilité des médicaments via la pharmacie mission (identification des besoins via le rapport mensuel stock central) ;
• Est responsable du suivi du forecast et budget du projet au regard de toutes les commandes élaborées
• S’assure de la tenue  d’un classeur ou fichier pour le suivi des commandes médicales du projet

Assurer le suivi des commandes transmises auprès des acteurs/bailleurs en support aux structures appuyées par MSF

• Travaille en étroite collaboration avec les Pharmaciens des Zones de Santé des structures en partenariat avec MSF ;
• Suivant le calendrier de la zone de Santé de Linguala, élabore la commande trimestrielle des antirétroviraux du projet selon la stratégie de commande définie entre le projet et la coordination médicale  ;
• Fait un suivi permanent des livraisons des Bailleurs (FM, PEPFAR) en fonction des commandes transmises afin de déterminer le pourcentage de livraisons honorées par trimestre (gap filling)
• Partage tous les 3 mois, le rapport gap filling au coordinateur et responsable médical projet ainsi qu’à la coordination médicale (pharma et comed) et informe sur l’état de stock MSF et des Bailleurs ;
• Si mandaté par la zone de santé, communique avec les Pharmaciens des partenaires récipiendaires des bailleurs pour activer/accéder à la réception des ARV
• Participe si nécessaire avec le Pharmacien mission aux réunions stratégiques liées à l’approvisionnement des ARV et assurer la rétro information ;

Procède à l’analyse du stock central

• A un aperçu général du stock médical projet (quantité disponible, consommations, reliquats pré ruptures, pré périmés ….) à travers les informations fournies par le Supply;
• Analyse le rapport mensuel du stock pour en améliorer la gestion  par la rationalisation de la consommation des médicaments et le suivi des items à courte durée de vie (nature du produit,  péremption), en surplus ou non consommés ;
• Ensemble avec le responsable médical, analyse les indicateurs de suivi et de performance fournis par le Supply et propose des solutions pour les améliorer le cas échéant;

Assurer les supervisions des pharmacies dans les formations sanitaires partenaires du projet SIDA (CHK, centres de santé, hôpitaux et Poste de distribution_PoDi)

• S’assure qu’il y a une liste standard de produits par structure de santé ;
• Elabore le calendrier d’approvisionnement des structures périphériques et en informer le Supply (stock central) ;
• Veille à l’utilisation correcte des outils de gestion mis en place (fiches de stock, Isystock et relevés des consommations etc….) ;
• Suit et analyse les consommations des unités au fil du temps  (feuilles de consommation selon la périodicité, bons de commande) afin de détecter des fluctuations exceptionnelles
• Procède à l’analyse de l’inventaire physique avec les superviseurs afin d’améliorer l’utilisation rationnelle des médicaments et assurer le respect des règles de gestion ;
• Collecter et enregistrer les données pertinentes en vue du rapport semestriel
• Accompagner la supervision d’une formation continue ;

Superviser la communication entre les différents niveaux

• En collaboration avec le pharmacien mission et autres départements le cas échéant, s’assure de l’existence d’un circuit/système de communication clair et cohérent entre les différentes niveaux/départements et le met en place en cas d’inexistence, en collaboration avec les responsables Supply médical ;
• Est chargé de communiquer aux consultants la liste des médicaments du projet spécifique à leur domaine ainsi que les informations liées au médicament (molécules alternatives face aux ruptures et pré péremption, nouvelle molécules en stock, items supprimés, changements de dosage etc…) ;
• Effectue des visites régulières des différents niveaux (stock central, stock intermédiaire, pharmacie dispensation, services) afin de passer des informations et identifier les problèmes ;
• Met en place la réunion mensuelle pharmacie (RH pharmacies périphériques) ;
• Si nécessaire, avec l’accord du responsable médical projet, participe aux réunions externes impliquant la pharmacie du projet ;

Contribuer à l’élaboration des rapports d’activités pharmacies du projet

• Compile les informations pharmacies de tout le projet (stock central et périphérie) et rédige le rapport mensuel des activités de la pharmacie (SITREP) suivant le modèle standard et l’envoie à la pharmacie mission (msfocb-rdc-pharma@brussels.msf.org) au plus tard le 5ème jour du mois après lecture par responsable médical projet ;
• Rédige le guideline projet en collaboration avec le pharmacien mission ;
• Rédige les rapports semestriels des activités pharmacies du projet ;

Remarque : La flexibilité étant une qualité exigée dans une organisation d'aide humanitaire gérant des urgences, il peut donc être demandé aux employés d'exécuter d'autres tâches que celles reprises dans le Profil de Poste qu’il/elle signera.

4. Critères de sélection / compétences requises

Indispensables

* Compétences techniques :

• Pharmacien diplômé
• Expérience soutenue dans l’analyse de stock, la gestion des produits de santé  et la supervision des pharmacies
• Expérience soutenue dans la quantification des besoins, stockage et distribution des produits de santé
• Connaissance ordinateur avec essentiellement les logiciels : Excel, Microsoft Word, Power Point etc.

* Connaissances linguistiques :
- Connaissance courante et pratique de la langue française (écrit et parlé)

* Compétences organisationnelles et relationnelles

• Organisé et pragmatique
• Esprit critique et d’initiative
• Rigueur dans le travail
• Autonome
• Confidentialité et intégrité
• Capable de diriger une équipe et de s’adapter aux changements
• Capable de travailler dans une équipe multi culturelle et sous pression
• Flexible et capable de communiquer

Souhaitables

• Connaissance en gestion des antirétroviraux et antituberculeux est un plus
• Expérience dans la collaboration avec les Zones de Santé et les Bailleurs de fonds est un plus
• Facilité de transfert de compétences

5. Documents à fournir

1. Curriculum Vitae (maximum 3 pages) signé indiquant les expériences (en commençant par les plus récentes) et les formations/diplômes (en commençant par les plus récents) ainsi que 3 références professionnelles.
2. Lettre de motivation (max 1 page) signéeindiquant clairement les raisons pour lesquelles le /la candidat(e) se porte candidat.
3. Copie du diplôme le plus élevé
4. Copie des attestations de service pour les 2 derniers postes occupés.

Tout dossier incomplet ou ne répondant pas aux critères indispensables sera éliminé.

Tout document supplémentaire ne sera pas considéré. Il pourra éventuellement être demandé aux candidats présélectionnés de fournir d’autres attestations / compléter leur dossier à un stade ultérieur. Les dossiers de candidatures ne seront pas restitués.

Les dossiers de candidature devront êtres déposés au secrétariat/accueil au plus tard le  12 Janvier 2017, à l'attention de :

Responsable Administration & Finances
1, Avenue de la Révolution
Quartier Socimat, C/ de la Gombe
Kinshasa / RD Congo

Lors du dépôt de votre dossier, vous devrez signer un registre. Une boîte est à disposition pour le recueil des dossiers. Vérifier que vous glissez votre dossier dedans.

La liste des candidats sélectionnés pour le test écrit sera affichée dans les jours suivants la date limite de dépôt des candidatures et les personnes concernées seront contactées par téléphone. La liste des candidats retenus pour l'entretien oral sera affichée dans les jours qui suivent le test écrit et les personnes concernées seront contactées par téléphone.

Vu le nombre important de candidatures, seuls les candidats sélectionnés pour le test écrit seront contactés. Nous remercions à l’avance tous les candidats pour leur intérêt envers ce poste et MSF.

Important : MSF-B ne perçoit aucun  frais à aucun stade du recrutement (candidature, interview, etc.). Ainsi, nous tenons à mettre en garde le public contre des activités frauduleuses prétendument menées au nom de MSF-B ou de son personnel. Nous vous prions donc de nous signaler toute communication suspecte.

Dans le cas où aucun candidat ne répondrait aux critères requis pour le poste, MSF se réserve le droit de ne retenir personne.

Pour MSF-OCB, 
Cougoureux Marie
Responsable Administration & Finances
Projet SIDA